Xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản

Xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản là nghĩa vụ bắt buộc theo Luật Kinh doanh bất động sản 2023. Việc xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình vận hành và kiểm soát rủi ro pháp lý. Nội dung xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản cần cập nhật các quy định mới về đất đai và nhà ở. Dưới đây là nội dung quan trọng cần lưu ý khi xây dựng quy chế hoạt động từ đội ngũ chuyên gia tại Tư Vấn Long Phan.

Nguyên tắc xây dựng quy chế nội bộ trong doanh nghiệp môi giới

Việc xây dựng quy chế hoạt động phải tuân thủ nguyên tắc hợp pháp và không trái đạo đức xã hội. Văn bản cần cụ thể hóa các quy định tại Điều 61 Luật Kinh doanh bất động sản 2023. Tính khả thi và sự đồng bộ với thực tế hoạt động là yếu tố quan trọng khi xây dựng quy chế hoạt động và quyết định giá trị quy chế. Quý khách hàng nên tập trung vào sự minh bạch thông tin trong mọi giai đoạn môi giới.

Khi xây dựng quy chế hoạt động cần phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận chuyên môn. Cấu trúc văn bản phải chặt chẽ, ngôn ngữ pháp lý chính xác và dễ hiểu. Doanh nghiệp thực hiện rà soát định kỳ để đảm bảo tính thời đại của các quy định nội bộ.

>>>Xem thêm: Vai trò của môi giới bất động sản trong giao dịch đất đai

Điều kiện của tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản

Tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản phải thành lập doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bất động sản theo quy định tại khoản 5 Điều 9, Điều 61 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 và phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Phải có quy chế hoạt động dịch vụ môi giới bất động sản;
• Phải có cơ sở vật chất, kỹ thuật đáp ứng yêu cầu hoạt động theo quy định của Chính phủ;
• Có tối thiểu 01 cá nhân có chứng chỉ môi giới bất động sản;
• Trước khi hoạt động kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản gửi thông tin về doanh nghiệp đến cơ quan quản lý nhà nước về kinh doanh bất động sản cấp tỉnh nơi thành lập doanh nghiệp để được đăng tải trên hệ thống thông tin về nhà ở và thị trường bất động sản theo quy định của Luật Kinh doanh bất động sản 2023.

Cá nhân hành nghề môi giới bất động sản phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Có chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản;
• Phải hành nghề trong một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sàn giao dịch bất động sản hoặc một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản.

Quyền của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản, cá nhân hành nghề môi giới bất động sản

Theo điều 64 Luật kinh doanh bất động sản 2023 quy định quyền của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản, cá nhân hành nghề môi giới bất động sản bao gồm:

Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản có các quyền sau đây:

• Thực hiện môi giới bất động sản theo quy định của Luật Kinh doanh bất động sản 2023;
• Yêu cầu các tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp hồ sơ, thông tin bất động sản thực hiện giao dịch;
• Thu phí dịch vụ của khách hàng theo thỏa thuận của các bên;
• Từ chối môi giới bất động sản không đủ điều kiện đưa vào kinh doanh;
• Yêu cầu các tổ chức, cá nhân có liên quan bồi thường thiệt hại do lỗi của họ gây ra;
• Quyền khác theo hợp đồng.

Cá nhân hành nghề môi giới bất động sản có các quyền sau đây:

• Thực hiện môi giới bất động sản theo quy định của Luật Kinh doanh bất động sản 2023;
• Yêu cầu các tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp hồ sơ, thông tin bất động sản thực hiện giao dịch;
• Từ chối môi giới bất động sản không đủ điều kiện đưa vào kinh doanh;
• Yêu cầu các tổ chức, cá nhân có liên quan bồi thường thiệt hại do lỗi của họ gây ra;
• Hưởng thù lao, hoa hồng môi giới bất động sản theo quy định tại Điều 63 Luật Kinh doanh bất động sản 2023.

>>>Xem thêm: Hình thức trả thù lao môi giới bất động sản cho cá nhân hành nghề môi giới

Nghĩa vụ của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản, cá nhân hành nghề môi giới bất động sản

Theo điều 65 Luật kinh doanh bất động sản 2023 quy định nghĩa vụ của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản, cá nhân hành nghề môi giới bất động sản

Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản có các nghĩa vụ sau đây:

• Cung cấp đầy đủ, trung thực hồ sơ, thông tin về bất động sản do mình môi giới và chịu trách nhiệm về hồ sơ, thông tin do mình cung cấp;
• Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức hành nghề môi giới bất động sản cho nhân viên môi giới bất động sản làm việc trong doanh nghiệp hằng năm;
• Thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước;
• Bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra;
• Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của pháp luật và chịu sự kiểm tra, thanh tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Nghĩa vụ khác theo hợp đồng.

Cá nhân hành nghề môi giới bất động sản có các nghĩa vụ sau đây:

• Cung cấp đầy đủ, trung thực hồ sơ, thông tin về bất động sản do mình môi giới và chịu trách nhiệm về hồ sơ, thông tin do mình cung cấp;
• Thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước;
• Bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra;
• Thực hiện quy chế hoạt động của sàn giao dịch bất động sản hoặc doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản nơi cá nhân làm việc;
• Tham gia đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức hành nghề môi giới bất động sản hằng năm.

Nội dung cốt lõi của quy chế hoạt động doanh nghiệp môi giới bất động sản

Việc xây dựng quy chế hoạt động cần bao quát toàn bộ quy trình vận hành và kiểm soát rủi ro phát sinh. Nội dung này tập trung vào các tiêu chuẩn nhân sự, quy trình tư vấn và đạo đức nghề nghiệp. Những mục cụ thể dưới đây sẽ làm rõ các thành phần cấu tạo nên bộ quy tắc hoàn chỉnh tại doanh nghiệp.

Quy định về cơ cấu tổ chức và quản lý nhân sự

Doanh nghiệp thiết lập sơ đồ tổ chức với chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban, đồng thời tiến hành xây dựng quy chế hoạt động để đảm bảo tính thống nhất trong vận hành. Việc phân cấp quản lý giúp kiểm soát luồng thông tin và quyết định đầu tư chính xác. Quý khách hàng nên quy định rõ tiêu chuẩn tuyển dụng môi giới viên có đạo đức và kỹ năng.

Chế độ đào tạo nội bộ về Luật Đất đai 2024 và Luật Nhà ở 2023 cần được duy trì thường xuyên, gắn liền với việc xây dựng quy chế hoạt động nhằm chuẩn hóa quy trình triển khai trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp xây dựng KPI đánh giá năng lực dựa trên tỷ lệ chốt giao dịch và mức độ hài lòng khách hàng. Kỷ luật nhân sự vi phạm quy chế là cơ sở để duy trì uy tín thương hiệu.

Quy trình thực hiện hoạt động môi giới

Quy trình bắt đầu từ việc tiếp nhận và thẩm định pháp lý sản phẩm bất động sản đầu vào, được thực hiện theo xây dựng quy chế hoạt động nhằm đảm bảo tính thống nhất và kiểm soát rủi ro trong toàn bộ hệ thống. Nhân viên thực hiện kiểm tra quy hoạch, tình trạng tranh chấp và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Quý khách hàng cần chuẩn hóa bộ tài liệu tư vấn để đảm bảo thông tin đồng nhất.

Việc ký kết hợp đồng môi giới phải tuân thủ mẫu quy định tại Nghị định hướng dẫn Luật Kinh doanh bất động sản, đồng thời được đặt trong khuôn khổ xây dựng quy chế hoạt động nhằm đảm bảo tính pháp lý và thống nhất triển khai. Quy trình bàn giao sản phẩm và hỗ trợ thủ tục sang tên cần được giám sát chặt chẽ. Doanh nghiệp thiết lập cơ chế xác nhận hoàn thành dịch vụ để làm căn cứ thu phí.

Quy định về đạo đức nghề nghiệp

Minh bạch là nguyên tắc cốt lõi trong quan hệ giữa môi giới, bên bán và bên mua, và nguyên tắc này cần được cụ thể hóa thông qua việc xây dựng quy chế hoạt động trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp nghiêm cấm hành vi nâng giá bán hoặc cung cấp thông tin sai lệch về dự án. Quý khách hàng phải cam kết bảo mật thông tin cá nhân của đối tác theo quy định pháp luật.

Môi giới viên không được nhận các khoản phí ngoài hợp đồng gây tổn hại lợi ích của khách hàng, một quy định cần được cụ thể hóa rõ ràng trong quá trình xây dựng quy chế hoạt động của doanh nghiệp. Quy chế cần có điều khoản xử lý xung đột lợi ích khi môi giới viên có liên quan đến tài sản giao dịch. Sự chính trực của đội ngũ là tài sản vô hình lớn nhất của doanh nghiệp.

Quy định về quản lý tài chính và hoa hồng

Chính sách phí dịch vụ được công khai và niêm yết tại văn phòng sàn giao dịch, đồng thời được quy định rõ trong quá trình xây dựng quy chế hoạt động của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính minh bạch và thống nhất áp dụng. Doanh nghiệp xác định rõ cơ chế chia hoa hồng cho môi giới viên dựa trên doanh thu thực tế. Quý khách hàng cần kiểm soát dòng tiền giao dịch để đảm bảo thanh khoản và nghĩa vụ thuế.

Quy trình thanh toán phải được thực hiện bằng chuyển khoản qua ngân hàng để minh bạch tài chính, phù hợp với định hướng xây dựng quy chế hoạt động nhằm chuẩn hóa toàn bộ hoạt động tài chính trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp thiết lập quỹ dự phòng rủi ro để xử lý các khiếu nại về tài chính từ khách hàng. Hệ thống kế toán phải ghi nhận đầy đủ các hợp đồng môi giới đã thực hiện thành công.

Quy định về lưu trữ hồ sơ và dữ liệu

Hồ sơ giao dịch bất động sản bao gồm hợp đồng, bản vẽ và tài liệu pháp lý liên quan, tất cả đều cần được chuẩn hóa trong quá trình xây dựng quy chế hoạt động nhằm đảm bảo tính thống nhất trong lưu trữ và quản lý. Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ để quản lý dữ liệu khách hàng một cách khoa học và an toàn. Quý khách hàng lưu ý thời hạn lưu trữ hồ sơ bản cứng và bản số hóa theo luật định.

Quy chế quy định quyền truy cập dữ liệu để ngăn chặn việc rò rỉ danh sách khách hàng tiềm năng, đây cũng là nội dung quan trọng khi xây dựng quy chế hoạt động trong doanh nghiệp nhằm tăng cường kiểm soát và bảo mật thông tin. Việc tiêu hủy hồ sơ hết hạn phải được thực hiện theo quy trình phê duyệt của ban giám đốc. Hệ thống lưu trữ tốt giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu khi có thanh tra hoặc tranh chấp.

 Cơ chế kiểm soát nội bộ và xử lý vi phạm

Ban kiểm soát thực hiện giám sát việc tuân thủ quy chế của tất cả cán bộ nhân viên, gắn liền với quá trình xây dựng quy chế hoạt động nhằm đảm bảo cơ chế kiểm tra, giám sát được vận hành hiệu quả. Doanh nghiệp thiết lập kênh tiếp nhận phản ánh vi phạm từ khách hàng và đối tác. Quý khách hàng cần áp dụng các hình thức kỷ luật từ khiển trách đến sa thải tùy mức độ vi phạm.

Quy trình xử lý sai phạm phải đảm bảo tính khách quan, công bằng và có chứng cứ rõ ràng, được quy định rõ trong quá trình xây dựng quy chế hoạt động nhằm đảm bảo tính thống nhất và minh bạch khi áp dụng. Doanh nghiệp có quyền yêu cầu bồi thường nếu hành vi vi phạm gây thiệt hại về tài sản. Kết quả xử lý vi phạm được thông báo nội bộ để răn đe và rút kinh nghiệm.

Quy trình xây dựng và ban hành quy chế hoạt động

Xây dựng văn bản quy phạm nội bộ yêu cầu tính logic và khả năng ứng dụng thực tế cao, trong đó việc xây dựng quy chế hoạt động đóng vai trò là trục chính để chuẩn hóa toàn bộ hệ thống vận hành. Quy trình này bao gồm các bước từ khảo sát hiện trạng đến ban hành chính thức. Quý khách hàng nên theo dõi các giai đoạn thực hiện chi tiết sau đây để đảm bảo tính pháp lý.

Khảo sát thực trạng hoạt động doanh nghiệp

Các chuyên gia tiến hành đánh giá mô hình kinh doanh và các loại hình bất động sản môi giới chủ yếu. Việc nhận diện các điểm yếu trong quản lý giúp định hình nội dung quy chế sát thực tế. Quý khách hàng cung cấp các mẫu hợp đồng cũ để chuyên gia phân tích rủi ro đã gặp.

Soạn thảo dự thảo quy chế

Dựa trên kết quả khảo sát, đội ngũ pháp lý xây dựng các chương, điều khoản chi tiết cho quy chế. Văn bản phải tích hợp các quy định mới nhất của Luật Kinh doanh bất động sản 2023. Doanh nghiệp đảm bảo các quy định không mâu thuẫn với điều lệ công ty đã ban hành.

Lấy ý kiến nội bộ và hoàn thiện

Dự thảo được gửi đến các phòng ban chuyên môn để đóng góp ý kiến về tính khả thi. Việc thảo luận giúp điều chỉnh những quy định quá cứng nhắc hoặc không phù hợp quy trình làm việc. Quý khách hàng tổng hợp phản hồi để hoàn thiện văn bản cuối cùng trước khi trình ký.

Ban hành và phổ biến quy chế

Giám đốc doanh nghiệp ký quyết định ban hành và xác định thời điểm có hiệu lực của quy chế. Doanh nghiệp tổ chức buổi phổ biến nội dung để nhân viên nắm vững quyền và nghĩa vụ mới. Quý khách hàng cần niêm yết quy chế tại trụ sở và đăng tải trên website công ty.

Cập nhật, sửa đổi quy chế theo quy định pháp luật

Pháp luật về đất đai và kinh doanh bất động sản thường xuyên có sự thay đổi, bổ sung. Doanh nghiệp cần định kỳ rà soát quy chế để cập nhật các thông tư, nghị định hướng dẫn mới. Quý khách hàng thực hiện sửa đổi quy chế theo quy trình đã được thiết lập ban đầu.

Dịch vụ tư vấn xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản tại Tư Vấn Long Phan

Dịch vụ tại Tư Vấn Long Phan hỗ trợ Quý khách hàng thiết lập hệ thống quản trị chuyên nghiệp và đúng luật. Việc hoàn thiện Xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản tạo cơ sở vận hành minh bạch cho sàn giao dịch. Dưới đây là các đầu việc cụ thể mà luật sư sẽ triển khai cho Quý khách hàng:

• Rà soát toàn bộ hệ thống hồ sơ pháp lý hiện hành của doanh nghiệp môi giới.
• Soạn thảo chi tiết các điều khoản khi xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản.
• Cập nhật các quy định mới nhất từ Luật Đất đai 2024 và Luật Nhà ở 2023 vào văn bản.
• Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ và cơ chế chia hoa hồng cho môi giới viên.
• Hướng dẫn trình tự ban hành và phổ biến quy chế hoạt động trong nội bộ công ty.
• Tư vấn giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình vận hành thực tế.
• Đại diện làm việc với cơ quan quản lý nhà nước về các điều kiện kinh doanh dịch vụ.

Các câu hỏi thường gặp về việc xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản

Sau đây, Tư vấn Long Phan xin cung cấp một số câu hỏi phổ biến liên quan đến thủ tục xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản. Xin mời Quý Khách hàng có nhu cầu tham khảo:

Doanh nghiệp không thực hiện xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản có bị xử phạt không?

Có, hành vi này cấu thành vi phạm điều kiện kinh doanh. Theo quy định tại Điều 61 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, việc sở hữu quy chế hoạt động là điều kiện bắt buộc để tổ chức được phép kinh doanh dịch vụ môi giới. Trường hợp thiếu sót văn bản này, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính và có thể bị đình chỉ hoạt động sàn giao dịch theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm trong lĩnh vực xây dựng.

Điều kiện về cơ sở vật chất khi xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản được quy định như thế nào?

Doanh nghiệp phải có địa điểm giao dịch và trụ sở cố định. Khoản 2 Điều 61 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 yêu cầu pháp nhân kinh doanh dịch vụ phải có cơ sở vật chất, kỹ thuật đáp ứng yêu cầu hoạt động theo quy định của Chính phủ. Điều này bao gồm hạ tầng công nghệ thông tin để niêm yết thông tin và diện tích làm việc phù hợp để thực hiện các giao dịch tư vấn trực tiếp cho Quý khách hàng.

Sự khác biệt giữa thù lao và hoa hồng môi giới trong quy chế hoạt động là gì?

Thù lao môi giới được chi trả dựa trên việc thực hiện các công việc cụ thể, trong khi hoa hồng phụ thuộc vào kết quả giao dịch thành công. Điều 63 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 quy định thù lao do các bên thỏa thuận không phụ thuộc vào kết quả giao dịch, còn hoa hồng môi giới chỉ được thanh toán khi bên được môi giới ký kết hợp đồng mua bán, chuyển nhượng hoặc cho thuê bất động sản.

Việc xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản có bắt buộc nội dung thanh toán qua ngân hàng không?

Bắt buộc phải quy định thanh toán không dùng tiền mặt. Căn cứ Khoản 2 Điều 48 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, mọi khoản thu từ phí dịch vụ, hoa hồng hoặc thù lao môi giới của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bất động sản phải thực hiện thông qua tài khoản mở tại tổ chức tín dụng đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Quy chế nội bộ cần cụ thể hóa quy trình kiểm soát các giao dịch này để đảm bảo tính minh bạch tài chính.

Doanh nghiệp phải gửi thông tin hoạt động đến cơ quan nào sau khi xây dựng quy chế?

Thông tin phải được gửi đến cơ quan quản lý nhà nước về kinh doanh bất động sản cấp tỉnh nơi thành lập. Điều 67 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 quy định doanh nghiệp phải cung cấp thông tin để được đăng tải trên hệ thống thông tin về nhà ở và thị trường bất động sản trước khi chính thức vận hành dịch vụ. Việc này giúp Quý khách hàng và cơ quan chức năng giám sát tính hợp pháp của sàn giao dịch.

Nhân viên môi giới có bắt buộc tham gia đào tạo kiến thức pháp luật hằng năm không?

Có, đây là nghĩa vụ định kỳ của cả doanh nghiệp và cá nhân hành nghề. Khoản 2 Điều 65 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 yêu cầu doanh nghiệp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kiến thức hành nghề môi giới cho nhân viên hằng năm. Đồng thời, cá nhân môi giới viên có nghĩa vụ tham gia các khóa đào tạo này để cập nhật các quy định mới từ Luật Đất đai 2024 và Luật Nhà ở 2023.

Kết luận

Việc xây dựng quy chế hoạt động cho doanh nghiệp môi giới bất động sản là bước đi chiến lược để khẳng định sự chuyên nghiệp và uy tín. Quy chế chặt chẽ giúp bảo vệ quyền lợi của chủ doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý và tranh chấp thù lao. Doanh nghiệp cần chủ động áp dụng các tiêu chuẩn quản lý mới để thích ứng với sự thay đổi của Luật Kinh doanh bất động sản 2023. Nếu Quý khách hàng cần giải pháp pháp lý toàn diện, hãy liên hệ ngay với Tư Vấn Long Phan qua Hotline:1900636389 để được chuyên gia hỗ trợ trực tiếp.