Thủ tục mời họp Hội đồng quản trị

Mời họp Hội đồng quản trị là thủ tục quan trọng trong hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp. Hội đồng quản trị đóng vai trò trung tâm trong việc đưa ra các quyết định chiến lược của doanh nghiệp. Việc tổ chức các cuộc họp Hội đồng quản trị định kỳ và hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động của công ty luôn đi đúng hướng. Bài viết sau đây của Long Phan để được phân tích chi tiết các khía cạnh liên quan đến thủ tục mời họp Hội đồng quản trị.

Cuộc họp Hội đồng quản trị diễn ra khi nào?

Cuộc họp Hội đồng quản trị được tổ chức trong ba trường hợp chính theo quy định của pháp luật:

Trường hợp 1: Bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị

Trường hợp 2: Có đề nghị từ những người có thẩm quyền, cụ thể:

1. Ban kiểm soát, hoặc;
2. Giám đốc/Tổng giám đốc, hoặc;
3. Từ 02 thành viên điều hành của Hội đồng quản trị, hoặc;
4. 05 người quản lý khác.

Trường hợp 3. Triệu tập họp bất thường

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 154 và Khoản 1, 2, 3 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020.

Đối tượng tham gia họp Hội đồng quản trị

Đối tượng chính tham gia họp HĐQT bao gồm hai nhóm: Thành viên Hội đồng quản trị và Thành viên độc lập HĐQT. Cụ thể như sau:

1. Thành viên Hội đồng quản trị: Thuộc nhóm từ 3 – 11 cổ đông được bầu vào Hội đồng quản trị, các thành viên có quyền tham gia họp Hội đồng quản trị. Để trở thành thành viên Hội đồng quản trị, các thành viên phải đáp ứng điều kiện được quy định tại Khoản 1 Điều 155 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản trị kinh doanh hoặc trong lĩnh vực, ngành, nghề kinh doanh của công ty và không nhất thiết phải là cổ đông của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
• Không thuộc nhóm đối tượng không có quyền quản lý và thành lập doanh nghiệp: cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang; cán bộ, công chức, viên chức; sĩ quan, hạ sĩ quan, những người công tác trong ngành công an; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự…

2. Thành viên độc lập Hội đồng quản trị: Theo Khoản 2 Điều 155 Luật Doanh nghiệp 2020, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, thành viên độc lập cũng có quyền dự họp như thành viên HĐQT nếu đáp ứng các yêu cầu sau:

• Không phải là người đang làm việc cho công ty, công ty mẹ hoặc công ty con của công ty; không phải là người đã từng làm việc cho công ty, công ty mẹ hoặc công ty con của công ty ít nhất trong 03 năm liền trước đó;
• Không phải là người đang hưởng lương, thù lao từ công ty, trừ các khoản phụ cấp mà thành viên HĐQT được hưởng theo quy định;
• Không phải là người có vợ hoặc chồng, bố đẻ, bố nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột là cổ đông lớn của công ty; là người quản lý của công ty hoặc công ty con của công ty;
• Không phải là người trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu ít nhất 01% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty;
• Không phải là người đã từng làm thành viên HĐQT, Ban kiểm soát của công ty ít nhất trong 5 năm liền trước đó, trừ trường hợp được bổ nhiệm liên tục 02 nhiệm kỳ.

Trường hợp nào thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp?

Căn cứ Khoản 9 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể các trường hợp thành viên HĐQT được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp như sau:

• Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
• Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết theo quy định tại khoản 11 Điều này;
• Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
• Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;
• Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

Trình tự tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị

Quy trình tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị gồm bốn bước chính được quy định tại Điều 157 và 158 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể quy trình các bước như sau:

Bước 1: Đề nghị mở cuộc họp hội đồng quản trị

• Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị của những người có thẩm quyền.
• Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.

Bước 2: Gửi thông báo mời họp

• Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
• Thông báo mời họp Hội đồng quản trị có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.
• Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị. Kiểm soát viên có quyền dự các cuộc họp Hội đồng quản trị; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.

Bước 3: Tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị

• Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp.
• Nếu triệu tập lần thứ hai chỉ cần một phần hai số thành viên trở lên dự họp. Các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.
• Khi mở cuộc họp phải tiến hành bầu chủ tọa và thư ký cuộc họp. Chủ tọa là người điều khiển và ổn định trật tự cuộc họp. Các thành viên Hội đồng quản trị dự họp tiến hành thảo luận và biểu quyết về các vấn đề được nêu ra trong chương trình họp. Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

Bước 4: Thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị

• Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Dịch vụ tư vấn tiến hành cuộc họp Hội đồng quản trị

Dịch vụ tư vấn tiến hành cuộc họp Hội đồng quản trị là một dịch vụ chuyên nghiệp nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp một cách hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Tại Long Phan, chúng tôi có thể tư vấn Quý khách hiệu quả trong quá trình thực hiện, chuẩn bị cuộc họp góp phần nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp. Dịch vụ của Long Phan bao gồm:

• Giải đáp các thắc mắc liên quan đến những quy định về Hội đồng quản trị và việc ra quyết định.
• Hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo các văn bản liên quan đến cuộc họp như thông báo mời họp, chương trình họp, biên bản họp, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật và điều lệ công ty.
• Cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình tổ chức cuộc họp, từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc, đảm bảo mọi công việc diễn ra suôn sẻ và đúng quy định.
• Tư vấn một số vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp.

Thủ tục mời họp Hội đồng quản trị khi được thực hiện đúng quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và minh bạch hơn. Để được hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc tổ chức cuộc họp HĐQT đúng quy trình, hiệu quả và đảm bảo tính pháp lý, Quý khách có thể liên hệ với Long Phan qua hotline 0906735386. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết và hỗ trợ Quý khách trong suốt quá trình thực hiện.