Thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định

Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định là một thủ tục hành chính bắt buộc đối với các tổ chức thực hiện đánh giá sự phù hợp. Hoạt động kiểm định này yêu cầu tổ chức phải tuân thủ các quy định cụ thể về năng lực, nhân sự và hệ thống quản lý chất lượng. Bài viết này của Tư vấn Long Phan sẽ phân tích chi tiết các điều kiện và trình tự thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định theo pháp luật hiện hành.

Điều kiện thực hiện xin cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định

Để thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định, tổ chức đăng ký phải đáp ứng các điều kiện tiên quyết theo quy định pháp luật. Các điều kiện này nhằm đảm bảo tổ chức có đủ năng lực kỹ thuật và hệ thống quản lý để thực hiện hoạt động kiểm định. Hiện nay theo quy định tại tiểu mục 7A, Mục 4, Phần I, Quyết định số 1442/QĐ-BKHCN năm 2025 quy định các điều kiện để thực hiện xin cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định như sau:

• Là tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật.;
• Có hệ thống quản lý và năng lực hoạt động đáp ứng các yêu cầu quy định trong tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 hoặc các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế đối với kiểm định chuyên ngành;
• Có ít nhất 04 kiểm định viên chính thức của tổ chức (viên chức hoặc lao động ký hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng trở lên hoặc lao động ký hợp đồng không xác định thời hạn), đáp ứng yêu cầu chuyên môn đối với lĩnh vực kiểm định tương ứng, được đào tạo về tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001;
• Có máy móc, thiết bị, dụng cụ theo yêu cầu tại quy trình kiểm định.

>>> Xem thêm: Thủ tục xin gia hạn giấy phép hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục

Cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết

Theo quy định phân cấp tại Khoản 1, Điều 52, Nghị định số 133/2025/NĐ-CP (quy định về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ) và các văn bản hướng dẫn liên quan, thẩm quyền giải quyết thủ tục này được xác định như sau:

• Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (UBND cấp tỉnh) nơi tổ chức kiểm định đặt trụ sở chính là cơ quan có thẩm quyền trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính này.
• Người có thẩm quyền ký: Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là người chịu trách nhiệm xem xét hồ sơ và ký cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định cho tổ chức kiểm định.

Việc phân cấp thẩm quyền về UBND cấp tỉnh nhằm đảm bảo công tác quản lý nhà nước đối với các tổ chức hoạt động kiểm định tại địa phương được chặt chẽ, phù hợp với tình hình thực tế. Các quyết định liên quan như Quyết định số 1442/QĐ-BKHCN năm 2025 của Bộ Khoa học và Công nghệ thường công bố các thủ tục hành chính được chuẩn hóa để áp dụng thống nhất tại các địa phương.

Trình tự Thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định

Trình tự thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định được quy định chi tiết. Tổ chức kiểm định cần tuân thủ nghiêm ngặt về thành phần hồ sơ và các bước thực hiện. Quy trình này bao gồm ba giai đoạn chính: chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ và xử lý hồ sơ.

Thành phần hồ sơ

Hiện nay theo quy định tại Khoản 2, Điều 52, Nghị định số 133/2025/NĐ-CP  được hướng dẫn tại Mục II Phần B Phụ lục V.1 ban hành kèm theo Nghị định 133/2025/NĐ-CP. Tổ chức kiểm định chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu và kỹ thuật sau đây:

1. Đơn đăng ký hoạt động kiểm định theo Mẫu số 04, Phụ lục V.1, Nghị định số 133/2025/NĐ-CP;
2. Bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;  
3. Các chứng chỉ, tài liệu liên quan đối với mỗi kiểm định viên gồm: bản sao Quyết định tuyển dụng hoặc Hợp đồng lao động; bản sao các bằng cấp, đáp ứng yêu cầu chuyên môn đối với lĩnh vực kiểm định tương ứng; bản sao chứng chỉ đào tạo về tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001;
4. Danh mục các máy móc, thiết bị, dụng cụ phục vụ hoạt động kiểm định theo Mẫu số 06, Phụ lục V.1, Nghị định số 133/2025/NĐ-CP;                         
5. Tài liệu chứng minh năng lực hoạt động kiểm định đáp ứng các yêu cầu quy định trong tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 hoặc các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế đối với kiểm định chuyên ngành, cụ thể như sau:

•  Trường hợp tổ chức kiểm định đã được chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 hoặc tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 đối với toàn bộ phạm vi đăng ký kiểm định: tổ chức kiểm định nộp bản sao Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 hoặc tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 kèm theo phạm vi được chứng nhận.
•  Trường hợp tổ chức kiểm định đã được chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 hoặc tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 nhưng phạm vi đăng ký hoạt động kiểm định rộng hơn phạm vi được chứng nhận: tổ chức kiểm định nộp bản sao Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 hoặc tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 kèm theo phạm vi được chứng nhận và bản công bố năng lực kiểm định phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 hoặc tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 hoặc tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế đối với kiểm định chuyên ngành đối với phạm vi chưa được chứng nhận theo Mẫu số 09, Phụ lục V.1, Nghị định số 133/2025/NĐ-CP.
•  Trường hợp tổ chức kiểm định chưa được chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 hoặc tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001, tổ chức kiểm định nộp bản công bố năng lực kiểm định phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 hoặc tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 hoặc tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế đối với kiểm định chuyên ngành theo Mẫu số 09, Phụ lục V.1, Nghị định số 133/2025/NĐ-CP.

6. Mẫu Giấy chứng nhận kiểm định theo Mẫu số 10, Phụ lục V.1, Nghị định số 133/2025/NĐ-CP.

>>> Xem thêm: Đăng ký gia hạn chỉ định cơ sở kiểm nghiệm về an toàn thực phẩm

Cách thức nộp

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 52, Nghị định số 133/2025/NĐ-CP  được hướng dẫn tại tiểu mục 2, Mục II Phần B Phụ lục V.1 ban hành kèm theo Nghị định 133/2025/NĐ-CP. Tổ chức kiểm định lựa chọn một trong các cách thức sau để nộp hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
• Nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Hệ thống thông tin một cửa điện tử (Cổng dịch vụ công) của tỉnh, thành phố.

Các bước tiến hành

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 52, Nghị định số 133/2025/NĐ-CP  được hướng dẫn tại tiểu mục 3, Mục II Phần B Phụ lục V.1 ban hành kèm theo Nghị định 133/2025/NĐ-CP. Quy trình xử lý hồ sơ tại cơ quan nhà nước được thực hiện như sau:

Bước 1: Nộp và tiếp nhận hồ sơ. 

Tổ chức kiểm định nộp 01 bộ hồ sơ theo các cách thức phù hợp.

Bước 2: Xem xét, thẩm định hồ sơ. 

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (thông qua cơ quan tiếp nhận) xử lý hồ sơ:

• Trường hợp hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ: Trong thời hạn 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhận hồ sơ), cơ quan tiếp nhận phải ra thông báo bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho tổ chức kiểm định.
• Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Cơ quan tiếp nhận chuyển hồ sơ đến cơ quan chuyên môn (Sở Khoa học và Công nghệ) để tiến hành thẩm định các điều kiện đăng ký hoạt động kiểm định.

Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận. 

Trong thời hạn 10 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ), nếu hồ sơ đáp ứng tất cả điều kiện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định cho tổ chức.

Việc xin cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh kiểm định có mất phí không?

Căn cứ theo thông tin thủ tục hành chính được công bố tại tiểu mục 7A, Mục 4, Phần I, Quyết định số 1442/QĐ-BKHCN năm 2025 thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định chất lượng sản phẩm, hàng hóa trong quá trình sử dụng không quy định thu phí hoặc lệ phí nhà nước. Điều này có nghĩa là tổ chức khi nộp hồ sơ tại UBND cấp tỉnh sẽ không phải nộp bất kỳ khoản tiền nào vào ngân sách nhà nước để được xử lý hồ sơ và cấp giấy chứng nhận.

Tuy nhiên, Quý khách hàng cần phân biệt rõ “phí, lệ phí nhà nước” (khoản thu bắt buộc) và “chi phí tuân thủ” (chi phí tổ chức tự bỏ ra để đáp ứng điều kiện). Mặc dù thủ tục hành chính là miễn phí, tổ chức phải dự trù các khoản chi phí đầu tư ban đầu đáng kể để đáp ứng các điều kiện cấp phép, bao gồm:

• Chi phí xây dựng và chứng nhận hệ thống quản lý: Chi phí thuê tư vấn thiết lập hệ thống TCVN ISO 9001, chi phí đào tạo nhận thức, đào tạo đánh giá viên nội bộ và chi phí trả cho tổ chức chứng nhận độc lập để đánh giá và cấp chứng chỉ TCVN ISO 9001 (nếu lựa chọn phương án này).
• Chi phí đào tạo nhân sự: Chi phí cho 04 kiểm định viên tham gia các khóa đào tạo chuyên môn về lĩnh vực kiểm định và khóa đào tạo về TCVN ISO 9001.
• Chi phí đầu tư thiết bị: Chi phí mua sắm, lắp đặt, vận hành và hiệu chuẩn các máy móc, thiết bị, dụng cụ kỹ thuật theo yêu cầu của quy trình kiểm định.

Dịch vụ tư vấn

Thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình pháp luật hiện hành. Việc chuẩn bị hồ sơ không chính xác hoặc thiếu sót tài liệu chứng minh năng lực là rủi ro pháp lý phổ biến. Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ hỗ trợ pháp lý chuyên sâu để tối ưu hóa quy trình này cho Quý khách hàng.

Với kinh nghiệm thực tiễn, Tư vấn Long Phan hỗ trợ tổ chức thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định thông qua các nhóm dịch vụ chuyên biệt:

• Rà soát, phân tích tình trạng hiện tại của tổ chức (tư cách pháp nhân, ngành nghề kinh doanh, cơ cấu tổ chức).
• Đánh giá sự phù hợp của hệ thống hiện hữu (nếu có) so với các yêu cầu bắt buộc của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 hoặc các tiêu chuẩn chuyên ngành liên quan.
• Tư vấn chi tiết về các yêu cầu đối với hồ sơ của 04 kiểm định viên (nội dung hợp đồng lao động, tính hợp lệ của bằng cấp, chứng chỉ) và danh mục trang thiết bị kỹ thuật theo quy trình kiểm định mà tổ chức đăng ký.
• Soạn thảo đầy đủ các văn bản theo mẫu quy định của Nghị định 133/2025/NĐ-CP (bao gồm Mẫu số 04, Mẫu số 06, và Mẫu số 09 – Bản công bố năng lực, nếu cần).
• Hỗ trợ tổ chức trong việc thu thập, sắp xếp, hệ thống hóa và công chứng/chứng thực các tài liệu chứng minh năng lực (hồ sơ nhân sự, hồ sơ thiết bị, Giấy chứng nhận TCVN ISO 9001).
• Rà soát pháp lý chéo, hiệu đính và hoàn thiện 01 bộ hồ sơ duy nhất, đảm bảo tính đầy đủ và hợp lệ tuyệt đối trước khi nộp, giảm thiểu rủi ro hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung (gây kéo dài thời gian).
• Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa của UBND cấp tỉnh hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công trên cơ sở văn bản ủy quyền.
• Chủ động theo dõi quá trình xử lý hồ sơ, làm việc trực tiếp với chuyên viên thụ lý để giải trình các nội dung chuyên môn, kỹ thuật trong hồ sơ khi có yêu cầu.
• Tiếp nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định và bàn giao bản gốc cho Quý khách hàng, hoàn thành dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về việc thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định.

Tổ chức đăng ký hoạt động kiểm định cần tối thiểu bao nhiêu kiểm định viên chính thức?

Tổ chức phải có ít nhất 04 kiểm định viên chính thức, là viên chức hoặc người lao động ký hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng trở lên hoặc không xác định thời hạn, đồng thời phải được đào tạo về tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001. 

Căn cứ pháp lý: Tiểu mục 7A, Mục 4, Phần I, Quyết định số 1442/QĐ-BKHCN năm 2025.

Cơ quan nhà nước nào có thẩm quyền ra quyết định cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định?

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi tổ chức kiểm định đặt trụ sở chính là cơ quan có thẩm quyền ra quyết định cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 1, Điều 52, Nghị định số 133/2025/NĐ-CP.

Thời hạn giải quyết thủ tục cấp giấy chứng nhận là bao lâu kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ?

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 2, Điều 52, Nghị định số 133/2025/NĐ-CP.

Nộp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định có mất lệ phí nhà nước không?

Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định không quy định thu phí hoặc lệ phí nhà nước. Tuy nhiên, tổ chức vẫn phải chi trả các “chi phí tuân thủ” để đáp ứng điều kiện (như đào tạo, đầu tư thiết bị). 

Căn cứ pháp lý: Tiểu mục 7A, Mục 4, Phần I, Quyết định số 1442/QĐ-BKHCN năm 2025.

Nếu tổ chức chưa được cấp chứng nhận TCVN ISO 9001, cần nộp tài liệu gì để thay thế?

Trường hợp chưa được chứng nhận, tổ chức kiểm định nộp bản công bố năng lực kiểm định phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 (theo Mẫu số 09, Phụ lục V.1) kèm theo hồ sơ đăng ký. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 2, Điều 52, Nghị định số 133/2025/NĐ-CP (hướng dẫn tại Phụ lục V.1).

Kết luận

Việc tuân thủ đúng thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kiểm định đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động của tổ chức. Nếu Quý khách hàng có vướng mắc trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc cần dịch vụ đại diện pháp lý, hãy liên hệ ngay với Tư vấn Long Phan. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp và hỗ trợ qua Hotline 1900636389.