Quy trình thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần

Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần là một quá trình quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Trình tự thực hiện quá trình này bao gồm nhiều bước, từ chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất thủ tục thuế, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. Công ty khi có sự thay đổi buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo tính hợp pháp. Bài viết dưới đây sẽ thông tin cụ thể quy trình thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần.

Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần

Công ty cổ phần có thể đặt trụ sở ở đâu?

Công ty cổ phần được phép đặt trụ sở tại địa điểm trên toàn bộ lãnh thổ Việt Nam. Địa điểm này phải xác định theo địa giới hành chính, gồm số nhà, tên phố (ngõ phố), phường (xã), quận (huyện), tỉnh (thành phố).

Tuy nhiên căn cứ nội dung Điều 3, Điều 6 Luật Nhà ở 2014 và Điều 10 Luật Đất đai 2013, doanh nghiệp không được đặt trụ sở tại nhà tập thể/chung cư chỉ có chức năng ở hoặc trên đất nông nghiệp

Trụ sở là nơi đặt bộ máy quản lý, điều hành chủ yếu của doanh nghiệp. Công ty có thể thay đổi địa chỉ trụ sở trong cùng tỉnh, thành phố hoặc sang tỉnh, thành phố khác. Khi thay đổi địa chỉ trụ sở, công ty cổ phần phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Quy trình này áp dụng cho mọi trường hợp thay đổi địa chỉ, kể cả trong cùng quận, huyện.

Trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần

Thay đổi nội dung đăng ký thuế

Trường hợp công ty thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký thuế, cụ thể:

• Công ty cổ phần thay đổi địa chỉ trụ sở sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác;
• Công ty cổ phần thay đổi địa chỉ trụ sở sang địa bàn cấp huyện khác nhưng cùng địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Để thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế, doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

• Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi để thực hiện các thủ tục về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở đến cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Hồ sơ nộp tại cơ quan quan thuế nơi chuyển đi gồm: Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
• Sau khi nhận được Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm của cơ quan thuế nơi chuyển đi, doanh nghiệp thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

>>> Tải về: Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế

Người nộp thuế có trách nhiệm phải hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở sang tỉnh khác.

Quy trình thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần

Căn cứ nội dung Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ chuyển trụ sở chi nhánh khác tỉnh bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký trụ sở doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
• Quyết định và bản sao Biên bản họp do Đại hội đồng cổ đông tổ chức về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính;
• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có)

>>> Tải về:  Thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần

Thủ tục thực hiện đăng ký chuyển trụ sở khác tỉnh công ty TNHH được thực hiện như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở.

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và trao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh:

• Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh
• Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh.
• Thời gian thực hiện thủ tục: trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần

Phí, lệ phí khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần

Khi thay đổi địa chỉ trụ sở, công ty cổ phần phải nộp các khoản phí, lệ phí theo quy định.

Căn cứ nội dung Biểu phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp được ban hành kèm theo Thông tư 47/2019/TT-BTC ngày 05/08/2019 quy định về mức thu, chế độ thu, nộp quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần nộp các phí, lệ phí khi thay đổi địa chỉ trụ sở theo quy định như sau:

• Lệ phí thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng/lần
• Lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/lần

Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử, doanh nghiệp được miễn lệ phí đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Ngoài lệ phí đăng ký doanh nghiệp, công ty còn phải chi trả các chi phí khác. Các chi phí này bao gồm phí công chứng, sao y bản chính các tài liệu trong hồ sơ. Công ty cũng cần tính đến chi phí làm con dấu mới, chi phí in ấn giấy tờ, tài liệu với địa chỉ mới.

Lưu ý sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở, công ty cổ phần cần thực hiện một số công việc quan trọng. Công ty phải thông báo địa chỉ mới cho các đối tác, khách hàng, ngân hàng và các cơ quan liên quan. Việc này giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Công ty cần cập nhật địa chỉ mới trên tất cả các tài liệu, văn bản, hợp đồng. Các giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh cũng cần được điều chỉnh. Công ty phải làm thủ tục thay đổi thông tin trên các giấy phép này tại cơ quan cấp phép. Bên cạnh đó, công ty cần thực hiện một số thủ tục sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần:

• Thay đổi thông tin trên chữ ký số;
• Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử;
• Thay đổi con dấu: phục vụ hoạt động giao dịch, kí kết hợp đồng;
• Thay đổi cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội.

Công ty cần làm thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp  2020). Trong trường hợp doanh nghiệp vi phạm thời hạn sẽ bị áp dụng xử phạt hành chính theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, bao gồm:

• Quá thời hạn từ 01 – 10 ngày: phạt cảnh cáo;
• Quá thời hạn từ 11 – 30 ngày: phạt từ 3.000.000 đồng – 5.000.000 đồng;
• Quá thời hạn từ 31 – 90 ngày: phạt từ 5.000.000 đồng – 10.000.000 đồng;
• Quá thời hạn từ 91 ngày trở lên: phạt từ 10.000.000 đồng – 20.000.000 đồng;
• Không đăng ký thay đổi nội dung GCN: phạt từ 20.000.000 đồng – 30.000.000 đồng.

Dịch vụ tư vấn thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần

Tại Long Phan, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn thay đổi địa chỉ trụ sở với hỗ trợ chuyên môn cho công ty cổ phần. Phạm vi dịch vụ bao gồm:

• Phân tích và đánh giá nhu cầu chuyển trụ sở chi nhánh của doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch chuyển trụ sở chi nhánh cùng tỉnh doanh nghiệp tư nhân chi tiết theo đúng yêu cầu của khách hàng
• Tư vấn hồ sơ, trình tự thủ tục chuyển trụ sở chi nhánh cùng tỉnh công ty TNHH
• Hỗ trợ soạn thảo, chuẩn bị hồ sơ chuyển trụ sở chi nhánh khác tỉnh
• Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục chuyển trụ sở chi nhánh khác tỉnh
• Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ, giải quyết các vấn đề phát sinh, nhận kết quả và trả kết quả đến khách hàng.

Dịch vụ tư vấn giúp công ty tránh sai sót trong quá trình thực hiện thủ tục, từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh.

Tư vấn thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cổ phần

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần là một trong những hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra thuận lợi hơn. Quy trình này không chỉ liên quan đến các vấn đề pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của công ty. Để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, Quý khách hàng có thể liên hệ với Long Phan qua hotline: 0906735368 để được hỗ trợ.