Mẫu giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là một tài liệu pháp lý quan trọng, cho phép các doanh nghiệp nước ngoài thiết lập sự hiện diện và hoạt động tại thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân cần tuân thủ quy định và thủ tục và các tài liệu cần thiết. Bài viết sau đây, Long Phan sẽ thông tin đến Quý khách hàng các quy định, cũng như mẫu giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện cấp giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau để được cấp giấy phép:

• Thành lập hợp pháp: Thương nhân phải được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc được pháp luật Việt Nam công nhận.
• Thời gian hoạt động tối thiểu: Thương nhân nước ngoài phải hoạt động ít nhất 1 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
• Thời hạn đăng ký kinh doanh: Nếu giấy phép hoạt động có thời hạn, thời gian còn lại phải ít nhất là 1 năm từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam.
• Phù hợp với điều ước quốc tế: Hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với các cam kết quốc tế mà Việt Nam tham gia.
• Có sự chấp thuận từ Bộ quản lý chuyên ngành: Nếu hoạt động của văn phòng đại diện không nằm trong cam kết quốc tế của Việt Nam hoặc thương nhân thuộc quốc gia chưa ký điều ước quốc tế với Việt Nam, cần có sự chấp thuận của Bộ quản lý chuyên ngành.

Thủ tục cấp giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép

Theo Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép: theo Mẫu MĐ-1 tại phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT, có chữ ký của người đại diện thương nhân nước ngoài.
• Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương: Bản sao có chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện: Tài liệu của thương nhân nước ngoài về bổ nhiệm người đại diện văn phòng.
• Báo cáo tài chính kiểm toán hoặc tài liệu tương đương: Tài liệu xác nhận nghĩa vụ tài chính và tình hình tài chính của thương nhân trong năm tài chính gần nhất.
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của người đứng đầu: Đối với người Việt Nam hoặc người nước ngoài đứng đầu văn phòng đại diện.
• Tài liệu về địa điểm dự kiến: Bao gồm hợp đồng thuê địa điểm hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm.

Trình tự thực hiện cấp Giấy phép

Quy trình cấp giấy phép theo Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP bao gồm các bước sau:

• Nộp hồ sơ: Thương nhân nộp hồ sơ qua bưu điện hoặc trực tiếp đến cơ quan cấp giấy phép.
• Tiếp nhận hồ sơ: Trong 3 ngày làm việc, cơ quan sẽ kiểm tra hồ sơ và yêu cầu bổ sung nếu cần.
• Giải quyết hồ sơ: Trong vòng 7 ngày làm việc sau khi hồ sơ đầy đủ, cơ quan sẽ cấp hoặc từ chối giấy phép, nếu từ chối cần văn bản lý do.
• Lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành: Nếu cần, cơ quan cấp giấy phép sẽ lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong 3 ngày làm việc.
• Trả kết quả: Sau khi nhận ý kiến, trong 5 ngày làm việc cơ quan cấp giấy phép sẽ ra quyết định cấp hoặc từ chối giấy phép.

Mẫu giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được cấp theo Mẫu GP-1, ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT. Mẫu giấy phép này đảm bảo tính pháp lý, tính thống nhất, và sự minh bạch trong hoạt động của các văn phòng đại diện tại Việt Nam. Dưới đây là phân tích cụ thể các thành phần và nội dung quan trọng trong mẫu Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài:

Thông tin về Cơ quan cấp Giấy phép

• Tên cơ quan cấp giấy phép: Đây là thông tin về cơ quan có thẩm quyền cấp phép, thông thường là Sở Công Thương của tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện dự kiến đặt trụ sở.
• Mã số và địa chỉ liên lạc: Mã số và thông tin liên hệ của cơ quan cấp phép được ghi rõ, giúp xác định thẩm quyền và địa chỉ chính thức để liên hệ khi cần xác nhận hoặc bổ sung thông tin.

Thông tin của Thương nhân nước ngoài

• Tên thương nhân nước ngoài: Ghi tên chính thức theo giấy đăng ký kinh doanh, có thể bằng tiếng nước ngoài và phiên âm hoặc dịch nghĩa ra tiếng Việt nếu cần.
• Địa chỉ đăng ký: Bao gồm địa chỉ trụ sở chính của thương nhân ở nước ngoài, nhằm xác định cơ sở và quốc gia nơi thương nhân thành lập.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh: Số và ngày cấp của giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương được cung cấp để chứng minh tính hợp pháp và sự tồn tại của thương nhân theo quy định pháp luật nước ngoài.

Thông tin Văn phòng đại diện tại Việt Nam

• Tên văn phòng đại diện: Tên chính thức của văn phòng đại diện được đăng ký tại Việt Nam, có thể là tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện tại Việt Nam” nhằm tránh nhầm lẫn và đúng quy định.
• Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện: Địa chỉ cụ thể tại Việt Nam, đã được thương nhân đăng ký thuê hoặc có quyền sử dụng hợp pháp, đảm bảo văn phòng hoạt động tại địa điểm này trong thời gian hiệu lực của giấy phép.
• Người đứng đầu văn phòng đại diện: Tên và thông tin của người được thương nhân nước ngoài bổ nhiệm để quản lý văn phòng tại Việt Nam. Người này có vai trò pháp lý quan trọng và phải đảm bảo quyền hạn, trách nhiệm trong hoạt động của văn phòng đại diện.

Phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện

• Nội dung hoạt động: Các hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với chức năng giám sát, điều phối hoạt động thương mại của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp như bán hàng hoặc dịch vụ.
• Cam kết tuân thủ: Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định về thương mại quốc tế, phù hợp với các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, đồng thời đáp ứng yêu cầu của các cơ quan quản lý tại Việt Nam.

Thời hạn Giấy phép

• Thời hạn hiệu lực: Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thường có thời hạn từ 1 đến 5 năm, tùy thuộc vào yêu cầu của thương nhân nước ngoài và quy định của cơ quan cấp phép. Sau khi hết hạn, thương nhân có thể xin gia hạn nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện.
• Điều kiện gia hạn hoặc chấm dứt: Mẫu giấy phép cũng bao gồm điều khoản về việc gia hạn, chấm dứt hoặc thu hồi giấy phép trong trường hợp thương nhân vi phạm pháp luật Việt Nam hoặc không đáp ứng được các điều kiện hoạt động tiếp theo.

Điều khoản pháp lý và nghĩa vụ tuân thủ

• Cam kết tuân thủ pháp luật Việt Nam: Thương nhân nước ngoài cam kết rằng văn phòng đại diện sẽ tuân thủ các quy định về lao động, thuế, báo cáo tài chính và các yêu cầu của pháp luật Việt Nam trong suốt thời gian hoạt động.
• Trách nhiệm báo cáo: Văn phòng đại diện phải báo cáo định kỳ và tuân thủ các yêu cầu về báo cáo tình hình hoạt động, các thay đổi về người đứng đầu hoặc địa điểm văn phòng, nếu có, đến cơ quan quản lý tại Việt Nam.

Quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện

• Quyền hạn của văn phòng đại diện: Mẫu giấy phép quy định rõ các quyền của văn phòng đại diện trong phạm vi cho phép, bao gồm quyền liên hệ và làm việc với các đối tác tại Việt Nam, quyền giám sát các hợp đồng thương mại của công ty mẹ.
• Giới hạn hoạt động: Văn phòng đại diện không được thực hiện các giao dịch thương mại hoặc ký kết hợp đồng kinh doanh độc lập. Bất kỳ hoạt động nào vượt quá phạm vi phải được phê duyệt hoặc thực hiện qua công ty mẹ ở nước ngoài.

Dịch vụ tư vấn, hướng dẫn mẫu Giấy phép Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Dịch vụ tư vấn hỗ trợ thương nhân nước ngoài về quy trình, hồ sơ và điều kiện cấp giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý tại Việt Nam. Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn chi tiết bao gồm:

• Cung cấp thông tin về quy định pháp luật liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện.
• Hỗ trợ khách hàng trong việc chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ cần thiết để xin cấp giấy phép.
• Thay mặt khách hàng làm việc với các cơ quan nhà nước để nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình cấp giấy phép.
• Cung cấp thông tin về nghĩa vụ thuế, tài chính liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
• Cung cấp dịch vụ tư vấn về các nghĩa vụ pháp lý và báo cáo định kỳ sau khi văn phòng được cấp phép.

Mẫu giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp nước ngoài tiếp cận thị trường Việt Nam. Việc nắm vững quy trình cấp giấy phép sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động và tận dụng các cơ hội kinh doanh. Nếu quý khách có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện hoặc cần tư vấn pháp lý, xin vui lòng liên hệ với Long Phan qua hotline 0906735386 để được hỗ trợ hiệu quả.