Hướng dẫn tổ chức đại hội cổ đông đúng luật

Tổ chức đại hội cổ đông là quy trình quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Dù là đại hội cổ đông thường niên và bất thường đều phải được tổ chức theo kế hoạch và quy định cụ thể. Quyết định của đại hội có ảnh hưởng đến hoạt động và chiến lược của doanh nghiệp. Quy trình này bảo đảm quyền lợi của cổ đông và yêu cầu sự phối hợp giữa hội đồng quản trị và cổ đông. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tổ chức đại hội cổ đông đúng luật.

Tổ chức đại hội đồng cổ đông

Vai trò của Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty cổ phần. Cơ quan này có quyền quyết định những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty. Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường đều có vai trò thiết yếu trong việc định hướng hoạt động và phát triển của công ty.

Theo quy định tại Điều 138 Luật Doanh nghiệp năm 2020 Đại hội đồng cổ đông có quyền và nghĩa vụ sau đây:

• Thông qua định hướng phát triển của công ty;
• Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
• Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
• Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;
• Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
• Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
• Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;
• Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;
• Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;
• Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
• Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
• Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết;
• Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

Điều kiện tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông

Việc tổ chức đại hội cổ đông phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật. Điều kiện tiến hành họp được quy định cụ thể tại Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020. Các yêu cầu này nhằm đảm bảo tính đại diện và quyền lợi của cổ đông trong quá trình ra quyết định quan trọng của công ty.

• Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
• Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
• Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

Điều kiện họp đại hội đồng cổ đông

Quy trình tổ chức đại hội cổ đông

Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp

Việc lập danh sách cổ đông có quyền dự họp là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị có trách nhiệm lập danh sách này dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cần được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông.

Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.

Nội dung quy định tại khoản 1, 2 Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020.

Mời họp Đại hội đồng cổ đông

Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.

Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.

Nội dung quy định tại khoản 1,2 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020

Tổ chức đại hội cổ đông

Ngày tổ chức đại hội cổ đông là thời điểm quan trọng trong hoạt động quản trị công ty. Công ty cần chuẩn bị địa điểm, cơ sở vật chất và nhân sự phù hợp để đảm bảo cuộc họp diễn ra thuận lợi. Trước khi khai mạc cuộc họp, công ty phải tiến hành thủ tục đăng ký cổ đông dự họp và phải thực hiện việc đăng ký cho đến khi các cổ đông có quyền dự họp có mặt đăng ký hết.

Chương trình và nội dung họp phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua trong phiên khai mạc. Chương trình phải xác định thời gian đối với từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;

Chủ tọa có quyền thực hiện các biện pháp cần thiết và hợp lý để điều hành cuộc họp một cách có trật tự, đúng theo chương trình đã được thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số người dự họp;

Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình. Việc biểu quyết được tiến hành bằng biểu quyết tán thành, không tán thành và không có ý kiến. Kết quả kiểm phiếu được chủ tọa công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;

Nội dung quy định tại Điều 146 Luật Doanh nghiệp 2020

Dịch vụ tư vấn quản trị công ty cổ phần

Trong bối cảnh pháp luật doanh nghiệp ngày càng phức tạp, dịch vụ tư vấn quản trị công ty cổ phần đóng vai trò quan trọng. Dịch vụ này cung cấp hỗ trợ chuyên môn cho doanh nghiệp trong việc tuân thủ các quy định pháp luật và tối ưu hóa quá trình quản trị. Đặc biệt, dịch vụ tư vấn có thể hỗ trợ đắc lực trong việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông đúng luật và hiệu quả.

Dịch vụ tư vấn quản trị công ty cổ phần thường bao gồm việc hỗ trợ xây dựng và hoàn thiện các quy chế nội bộ về quản trị công ty. Các chuyên gia tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp soạn thảo các tài liệu quan trọng như Điều lệ công ty, Quy chế nội bộ về quản trị công ty, Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Những tài liệu này đóng vai trò nền tảng trong việc đảm bảo hoạt động quản trị công ty tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của cổ đông.

Trong quá trình tổ chức đại hội cổ đông, dịch vụ tư vấn có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch chi tiết, chuẩn bị tài liệu họp và dự thảo nghị quyết. Các chuyên gia tư vấn sẽ đảm bảo mọi thủ tục tuân thủ đúng quy định pháp luật. Họ cũng có thể hỗ trợ trong việc xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức đại hội, đảm bảo quyền lợi của cổ đông và tính hợp pháp của các quyết định được thông qua.

Tại Long Phan, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn quản trị công ty cổ phần, tổ chức đại hội cổ đông chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi có kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp và quản trị công ty. Chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng trong việc tuân thủ các quy định pháp luật, tối ưu hóa quy trình quản trị và bảo vệ quyền lợi của cổ đông.

Tư vấn quản trị công ty cổ phần

Tổ chức đại hội cổ đông đúng luật là yếu tố then chốt bảo vệ quyền lợi của công ty và cổ đông. Từ lập danh sách cổ đông đến thông qua nghị quyết, mỗi bước trong quy trình đều cần tuân thủ quy định pháp luật. Để tránh rủi ro pháp lý, Quý khách hàng nên cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn quản trị công ty của Long Phan. Liên hệ ngay Hotline 0906.735.386 để được hỗ trợ tổ chức đại hội cổ đông chuyên nghiệp và đúng luật.