Điều kiện cấp giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm từ ngày 01/01/2026

Điều kiện cấp giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm là nội dung doanh nghiệp cần nắm vững để xây dựng nền tảng khi tham gia thị trường cung ứng lao động. Khi tuân thủ đúng quy trình, doanh nghiệp có thể vận hành ổn định, hạn chế rủi ro pháp lý và tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững trong lĩnh vực dịch vụ việc làm. Nội dung dưới đây sẽ trình bày chi tiết các điều kiện và cách thức thực hiện để doanh nghiệp dễ dàng áp dụng.

Điều kiện về trụ sở chính, chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm

Theo quy định tại khoản 3 Điều 28 Luật Việc làm 2025, doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm được thành lập chi nhánh khi chi nhánh có cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu hoạt động dịch vụ việc làm và phải thực hiện thông báo cho cơ quan chuyên môn về việc làm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính trước khi thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm.

Căn cứ khoản 1 Điều 15 Nghị định 352/2025/NĐ-CP, điều kiện về trụ sở chính hay chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm bao gồm:

• Doanh nghiệp phải có trụ sở chính hoặc chi nhánh để tổ chức hoạt động dịch vụ việc làm. Trường hợp trụ sở thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, Quý khách hàng cần cung cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất để chứng minh quyền sở hữu hợp pháp. 
• Trong trường hợp doanh nghiệp đi thuê địa điểm, hợp đồng thuê nhà hoặc hợp đồng thuê văn phòng phải có thời hạn thuê tối thiểu là 02 năm (24 tháng). Thời điểm tính thời hạn này được xác định tính đến lúc doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép. 

Quy định này nhằm loại bỏ các doanh nghiệp hoặc các đơn vị không có ý định hoạt động lâu dài, gây rủi ro cho người lao động. Một địa điểm kinh doanh ổn định giúp cơ quan quản lý dễ dàng thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra và giám sát hoạt động. Đồng thời, đây cũng là nơi để người lao động và người sử dụng lao động liên hệ giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hợp đồng dịch vụ việc làm.

>>> Xem thêm: Thủ tục cấp giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm cho doanh nghiệp

Điều kiện về ký quỹ hoạt động dịch vụ việc làm

Năng lực tài chính là yếu tố bắt buộc để bảo đảm trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động và đối tác trong chuỗi cung ứng nhân lực. Pháp luật hiện hành yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ ký quỹ tại ngân hàng thương mại trước khi chính thức nộp hồ sơ đề nghị cấp phép. Đây là khoản đảm bảo rủi ro nhằm giải quyết các nghĩa vụ tài chính phát sinh trong trường hợp doanh nghiệp vi phạm hợp đồng hoặc quy định pháp luật.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 15 và khoản 1 Điều 16 Nghị định 352/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện ký quỹ số tiền là 300.000.000 đồng (Ba trăm triệu đồng). Khoản tiền này phải được gửi vào ngân hàng thương mại của Việt Nam hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Doanh nghiệp và ngân hàng nhận ký quỹ sẽ thỏa thuận lãi suất tiền ký quỹ trong hợp đồng, đảm bảo phù hợp với quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Sau khi hoàn tất thủ tục nộp tiền, ngân hàng nhận ký quỹ có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận tiền ký quỹ hoạt động dịch vụ việc làm. 

Bên cạnh đó, khoản 2 Điều 16 Nghị định 352/2025/NĐ-CP quy định rõ tiền ký quỹ chỉ được sử dụng để thanh toán các nghĩa vụ tài chính phát sinh khi doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ trong hoạt động dịch vụ việc làm theo yêu cầu của Cơ quan có thẩm quyền. Các trường hợp này thường bao gồm việc bồi thường thiệt hại cho người lao động do tư vấn sai, thu phí trái quy định hoặc không thực hiện đúng cam kết trong hợp đồng cung ứng lao động.

Đặc biệt, nếu tiền ký quỹ đã được sử dụng để chi trả bồi thường, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp bổ sung để hoàn trả đủ mức 300 triệu đồng trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày tiền được rút ra. Quy định này buộc doanh nghiệp phải luôn duy trì khả năng thanh khoản để bảo vệ quyền lợi cho khách hàng. Nếu không bổ sung đủ tiền ký quỹ đúng hạn, doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bị thu hồi giấy phép hoạt động.

Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm

Căn cứ khoản 3 Điều 15 Nghị định 352/2025/NĐ-CP, điều kiện về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm bao gồm:

Điều kiện về năng lực hành vi dân sự

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không thuộc trường hợp bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự. Cụ thể, theo quy định tại Điều 22, Điều 24 Bộ luật Dân sự 2015, người đại diện không được là người bị tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự do bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức, làm chủ được hành vi. Đồng thời, họ cũng không được là người bị tuyên bố hạn chế năng lực hành vi dân sự do nghiện ma túy, nghiện các chất kích thích khác dẫn đến phá tán tài sản gia đình.

Việc xác minh năng lực hành vi dân sự đảm bảo người đứng đầu doanh nghiệp có đầy đủ khả năng nhận thức để ký kết hợp đồng, chịu trách nhiệm trước pháp luật và giải quyết các tranh chấp lao động phức tạp. Đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc người đại diện là người nước ngoài, việc chứng minh năng lực hành vi dân sự cần tuân thủ thêm các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tùy thân và lý lịch tư pháp theo quy định tại Điều 152 Bộ luật Dân sự 2015.

Điều kiện về trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm

Căn cứ khoản 3 Điều 15 Nghị định 352/2025/NĐ-CP, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm phải đáp ứng một trong hai điều kiện về chuyên môn và kinh nghiệm sau đây:

• Người đại diện theo pháp luật phải có trình độ từ đại học trở lên. Pháp luật không giới hạn chuyên ngành đào tạo cụ thể, tuy nhiên các chuyên ngành liên quan đến Luật, Quản trị nhân lực, Kinh tế lao động sẽ là lợi thế trong quá trình vận hành. 
• Người đại diện phải có ít nhất 02 năm (24 tháng) kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực dịch vụ việc làm hoặc cung ứng lao động. Kinh nghiệm này phải được chứng minh thông qua các văn bản pháp lý như: Hợp đồng lao động, Quyết định bổ nhiệm, Quyết định thôi việc hoặc văn bản xác nhận của đơn vị cũ.

>>> Xem thêm: Gia hạn giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm

Dịch vụ tư vấn thủ tục cấp phép hoạt động dịch vụ việc làm tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp giải pháp toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp xác định các điều kiện cần tuân thủ và chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Chúng tôi đồng hành cùng Quý khách hàng từ khâu rà soát điều kiện đến khi nhận kết quả cấp phép cuối cùng.

Dịch vụ chúng tôi cung cấp bao gồm:

• Thẩm định tính hợp pháp của địa điểm dự kiến đặt trụ sở, đảm bảo hợp đồng thuê đáp ứng đủ thời hạn 24 tháng và mục đích sử dụng. 
• Tư vấn chi tiết về thủ tục ký quỹ tại ngân hàng, giúp doanh nghiệp lựa chọn ngân hàng phù hợp và soạn thảo hợp đồng ký quỹ bảo vệ quyền lợi tối đa. 
• Hỗ trợ rà soát hồ sơ bằng cấp và kinh nghiệm của người đại diện theo pháp luật để đảm bảo sự tương thích tuyệt đối với yêu cầu của cơ quan quản lý.
• Đại diện Quý khách hàng thực hiện các thủ tục ký quỹ tại ngân hàng, thủ tục hành chính xin giấy phép lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Các câu hỏi thường gặp

Sau đây, Tư vấn Long Phan xin cung cấp một số câu hỏi phổ biến liên quan đến điều kiện để được cấp giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm. Xin mời Quý Khách hàng có nhu cầu tham khảo:

Doanh nghiệp có được hưởng lãi suất từ khoản tiền ký quỹ 300 triệu đồng không?

Có. Doanh nghiệp và ngân hàng nhận ký quỹ được phép thỏa thuận về lãi suất tiền ký quỹ trong hợp đồng. Mức lãi suất này phải bảo đảm phù hợp với quy định về lãi suất tiền gửi bằng đồng Việt Nam của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong từng thời kỳ. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 16 Nghị định 352/2025/NĐ-CP.

Thời hạn thuê trụ sở 02 năm được tính từ mốc thời gian nào?

Thời hạn thuê tối thiểu 02 năm (24 tháng) đối với trụ sở chính hoặc chi nhánh được tính đến thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm, không phải tính từ ngày ký hợp đồng hay ngày cấp phép. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 15 Nghị định 352/2025/NĐ-CP.

Trong trường hợp nào doanh nghiệp được quyền rút lại tiền ký quỹ?

Doanh nghiệp được rút tiền ký quỹ khi thuộc một trong các trường hợp: Không được cấp Giấy phép; Bị thu hồi, không được gia hạn, cấp lại hoặc Giấy phép hết hạn; Đã thực hiện ký quỹ tại ngân hàng khác; hoặc rút để bồi thường cho người lao động khi mất khả năng thanh toán sau 60 ngày quá hạn.

 Căn cứ pháp lý: Khoản 3 Điều 16 Nghị định 352/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp có được phép thay đổi ngân hàng nhận ký quỹ không?

Có. Doanh nghiệp được phép thực hiện ký quỹ tại một ngân hàng khác. Khi đó, doanh nghiệp được quyền làm thủ tục rút tiền ký quỹ tại ngân hàng cũ sau khi đã có Giấy chứng nhận tiền ký quỹ tại ngân hàng mới để nộp cho cơ quan thẩm quyền. 

Căn cứ pháp lý: Điểm c Khoản 3 Điều 16 Nghị định 352/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp phải làm gì nếu đã sử dụng một phần tiền ký quỹ để bồi thường?

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày tiền ký quỹ được sử dụng, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp bổ sung số tiền đã sử dụng để hoàn trả và bảo đảm duy trì mức ký quỹ đủ 300.000.000 đồng theo quy định. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 16 Nghị định 352/2025/NĐ-CP.

Kết luận

Việc đáp ứng đầy đủ điều kiện cấp giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm theo quy định pháp luật là yêu cầu tiên quyết để doanh nghiệp vận hành hợp pháp và bền vững. Quý khách hàng cần rà soát kỹ lưỡng hồ sơ về trụ sở, năng lực tài chính và nhân sự quản lý nhằm tránh rủi ro bị từ chối cấp phép hoặc bị xử phạt hành chính. Tư vấn Long Phan sẵn sàng hỗ trợ tư vấn chuyên sâu để tối ưu hóa quy trình này. Quý khách hàng vui lòng liên hệ chúng tôi qua hotline 1900636389 để được hỗ trợ kịp thời và chuyên nghiệp.