Thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh từ 01/07/2025

Thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh từ ngày 01/07/2025 được điều chỉnh bởi Nghị định 168/2025/NĐ-CP với nhiều điểm mới về thẩm quyền và hồ sơ pháp lý. Việc tuân thủ đúng quy định về thanh toán nợ thuế và nghĩa vụ tài chính là yêu cầu bắt buộc trước khi gửi thông báo đến cơ quan chức năng. Bài viết dưới đây của Tư vấn Long Phan sẽ phân tích chi tiết quy trình pháp lý này.

Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh

Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 104 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và điểm k Mục 7 Phần II Quyết định 2353/QĐ-BTC, để thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh cần đáp ứng các điều kiện sau:

1. Có đầy đủ hồ sơ hợp lệ;
2. Hộ kinh doanh đã thanh toán đầy đủ các khoản nợ, gồm cả nợ thuế và nghĩa vụ tài chính khác trước khi nộp hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp hộ kinh doanh và chủ nợ có thoả thuận khác.
3. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau:

• Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bằng bản giấy;
• Các thông tin đăng ký hộ kinh doanh được kê khai trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh phải được nhập đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh;
• Có thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Phải được ký số bới chủ hộ kinh doanh hoặc người được chủ hộ kinh doanh ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử phải kèm theo các giấy tờ, tài liệu quy định tại Điều 93 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh

Theo quy định tại điểm e Mục 7 Phần II Quyết định 2353/QĐ-BTC, cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. 

Bên cạnh Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã, Cơ quan thuế đóng vai trò là cơ quan phối hợp thẩm định quan trọng. Mặc dù không trực tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động (trừ hồ sơ quyết toán thuế), Cơ quan thuế có quyền lực phủ quyết đối với việc chấm dứt hoạt động nếu hộ kinh doanh chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế. 

Quy trình phối hợp được thực hiện tự động trên môi trường mạng: Cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông tin sang Cơ quan thuế, và trong thời hạn 02 ngày làm việc, Cơ quan thuế phải gửi ý kiến phản hồi. 

Hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh

Thành phần hồ sơ chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh được quy định tại điểm c Mục 7 Phần II Quyết định 2353/QĐ-BTC bao gồm:

1. Thông báo chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.
2. Biên bản họp nhóm cá nhân tham gia hộ kinh doanh về việc chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do nhóm cá nhân thành lập trước ngày Nghị định số 168/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành.
3. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục thì hồ sơ phải kèm theo một trong những giấy tờ sau:

• Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, kèm theo hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
• Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, kèm theo hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh.
• Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và chủ hộ kinh doanh.
• Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định giống như uỷ quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục.

Lưu ý:

• Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người uỷ quyền và người được ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký hộ kinh doanh. 
• Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã yêu cầu hộ kinh doanh báo cáo theo quy định tại khoản 6 Điều 22 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.
• Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân còn hiệu lực của người uỷ quyền.

>>> Xem thêm: Hồ Sơ Chuyển Đổi Hộ Kinh Doanh Sang Doanh Nghiệp Theo Quy Định Mới

Trình tự thực hiện thông báo chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh

Thủ tục thông báo chấm dứt hộ kinh doanh hiện nay có thể thực hiện theo 02 cách: 

• Đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính (nếu địa phương chưa áp dụng thủ tục trực tuyến toàn trình); 
• Hoặc đăng ký trực tuyến.

Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc đăng ký qua dịch vụ bưu chính

Căn cứ điểm a  Mục 7 Phần II Quyết định 2353/QĐ-BTC, thủ tục thông báo chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh được thực hiện như sau:

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán hết các khoản nợ của hộ kinh doanh, hộ kinh doanh gửi hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đăng ký trụ sở hoặc Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi hộ kinh doanh đăng ký trụ sở.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã gửi thông tin về việc hộ kinh doanh đăng ký chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. 

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. 

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã chuyển tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh sang tình trạng đã chấm dứt hoạt động nếu không nhận được ý kiến của Cơ quan thuế hoặc nhận được ý kiến của Cơ quan thuế xác nhận hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, đồng thời đăng tải thông báo về việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 

Trường hợp Cơ quan thuế có ý kiến từ chối do hộ kinh doanh chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã ra thông báo cho hộ kinh doanh biết.

Trường hợp đăng ký qua mạng thông tin điện tử

Căn cứ điểm a  Mục 7 Phần II Quyết định 2353/QĐ-BTC, thủ tục thông báo chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh được thực hiện như sau:

Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập vào Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh.

Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử và thanh toán lệ phí theo quy trình trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh.

Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử.

Các thông tin đăng ký hộ kinh doanh trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để phối hợp, trao đổi thông tin giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã và Cơ quan thuế.

Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thực hiện cấp đăng ký hộ kinh doanh và thông báo cho hộ kinh doanh về việc cấp đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho hộ kinh doanh để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Ngoài ra, hộ kinh doanh cũng có thể nộp hồ sơ tại Cổng dịch vụ công quốc gia (mã thủ tục: 1.001266). Đối với cách nộp hồ sơ tại Cổng dịch vụ công, người nộp hồ sơ không cần cung cấp chữ ký số khi nộp hồ sơ. 

Dịch vụ tư vấn thủ tục chấm dứt hoạt động kinh doanh tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp giải pháp toàn diện cho các hộ kinh doanh có nhu cầu chấm dứt hoạt động theo quy định mới nhất của pháp luật năm 2025. Chúng tôi hiểu rõ những khó khăn của Quý khách hàng trong việc đối chiếu công nợ thuế và hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu khắt khe của hệ thống thông tin quốc gia. Đội ngũ chuyên viên của Long Phan cam kết mang đến sự hỗ trợ chính xác, nhanh chóng và tuân thủ tuyệt đối các chuẩn mực pháp lý hiện hành.

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Kiểm tra toàn bộ tình trạng đăng ký kinh doanh và hồ sơ thuế hiện có.
• Đánh giá công nợ, hóa đơn chưa sử dụng và các nghĩa vụ tài chính còn tồn đọng.
• Tư vấn phương án xử lý phù hợp, giảm thiểu rủi ro hành chính.
• Thay mặt khách hàng làm việc trực tiếp với cơ quan thuế để thực hiện thủ tục chốt thuế và quyết toán.
• Hỗ trợ tư vấn hướng xử lý hóa đơn, nợ thuế và nghĩa vụ tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động.
• Theo dõi tiến độ, giải trình và bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý.
• Soạn thảo đầy đủ các biểu mẫu và văn bản cần thiết;
• Thực hiện quy trình nộp hồ sơ trực tuyến qua hệ thống thông tin điện tử.
• Theo dõi kết quả xử lý và nhận thông báo chấp thuận chấm dứt hoạt động trong thời gian sớm nhất.

>>> Xem thêm: Thủ tục chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh từ 01/7/2025

Dưới đây là các câu hỏi về thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh:

Hộ kinh doanh có bắt buộc phải nộp lại bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh khi làm thủ tục chấm dứt không? 

Căn cứ tại điểm c khoản 1 Điều 104 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, theo quy định mới về thành phần hồ sơ, hộ kinh doanh không bắt buộc phải nộp lại bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Hồ sơ chủ yếu bao gồm Thông báo về việc chấm dứt hoạt động (Mẫu số 4) và các giấy tờ chứng thực cá nhân hoặc ủy quyền liên quan. Trạng thái pháp lý sẽ được cập nhật trực tuyến trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Thời gian tối đa để cơ quan chức năng giải quyết hồ sơ chấm dứt hoạt động là bao lâu?

Theo khoản 1 Điều 104 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, tổng thời gian giải quyết là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong đó, bao gồm cả thời gian Cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông tin sang Cơ quan thuế (02 ngày làm việc để Cơ quan thuế phản hồi ý kiến). Nếu quá thời hạn mà không nhận được ý kiến từ Cơ quan thuế, hồ sơ được xem là hợp lệ.

Hộ kinh doanh do nhóm cá nhân thành lập trước ngày 01/07/2025 cần giấy tờ gì đặc biệt khi chấm dứt? 

Theo điểm c Mục 7 Phần II Quyết định 2353/QĐ-BTC, đối với mô hình hộ kinh doanh do nhóm cá nhân thành lập tồn tại trước thời điểm Nghị định 168 có hiệu lực, ngoài Thông báo chấm dứt, hồ sơ bắt buộc phải có Biên bản họp nhóm cá nhân về việc chấm dứt hoạt động. Biên bản này cần có chữ ký của các thành viên để xác nhận sự đồng thuận giải thể.

Trường hợp chủ hộ kinh doanh qua đời, ai là người có thẩm quyền nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động? 

Theo khoản 4 Điều 104 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu chủ hộ kinh doanh chết, người thừa kế hoặc người quản lý tài sản theo quy định pháp luật dân sự sẽ chịu trách nhiệm nộp hồ sơ. Hồ sơ cần kèm theo bản sao giấy chứng tử hoặc quyết định tuyên bố chết của Tòa án.

Có thể nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh khác nơi đặt trụ sở chính không? 

Được phép. Theo điểm a Mục 7 Phần II Quyết định 2353/QĐ-BTC, hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt trụ sở hoặc bất kỳ Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nào trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (tùy thuộc vào hạ tầng kết nối dữ liệu của địa phương đó).

Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh là bao nhiêu? 

Theo điểm h Mục 7 Phần II Quyết định 2353/QĐ-BTC, mức lệ phí chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh (nếu có) được thực hiện theo quy định cụ thể của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh nơi hộ kinh doanh đăng ký. Thông thường, thủ tục này có thể được miễn phí hoặc thu mức phí thấp tùy địa phương.

Kết luận

Việc thực hiện đúng thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh giúp chủ hộ tránh các rủi ro pháp lý về nghĩa vụ thuế và nợ tồn đọng sau giải thể. Các quy định mới tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP đòi hỏi sự am hiểu chính xác về trình tự và hồ sơ điện tử. Để được hỗ trợ toàn diện về quy trình pháp lý này, Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Tư vấn Long Phan qua Hotline 1900636389.