Thủ tục đăng ký chuyển đổi tổ hợp tác thành hợp tác xã

Thủ tục đăng ký chuyển đổi tổ hợp tác thành hợp tác xã là cơ sở quan trọng giúp tổ chức mở rộng quy mô hoạt động, tăng khả năng tiếp cận thị trường, vốn và các chính sách hỗ trợ của Nhà nước. Việc thủ tục chuyển đổi tổ hợp tác thành hợp tác xã được thực hiện thông qua thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác. Bài viết này sẽ tóm lược các quy định hiện hành và hướng dẫn cụ thể, giúp Quý khách hàng thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng luật.

Điều kiện chuyển đổi từ tổ hợp tác thành hợp tác xã

Căn cứ theo Điều 108 Luật Hợp tác xã 2023, tổ hợp tác được chuyển đổi thành hợp tác xã khi đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Có Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác;
• Hoạt động liên tục ít nhất 12 tháng kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác;
• Được tất cả thành viên tán thành.

Việc chuyển đổi tổ hợp tác thành hợp tác xã được thực hiện thông qua thủ tục đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác. Do đó, căn cứ khoản 3, 4 Điều 61 Nghị định 92/2024/NĐ-CP, trường hợp đăng ký chuyển đổi tổ hợp tác thành hợp tác xã, tổ hợp tác chấm dứt tồn tại kể từ thời điểm hợp tác xã chuyển đổi từ tổ hợp tác được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã. Hợp tác xã được chuyển đổi từ tổ hợp tác được giữ nguyên mã số của tổ hợp tác.

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký tổ hợp tác trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác

Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 92/2024/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 36 Nghị định 125/2025/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền đăng ký tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đặt trụ sở chính. 

Hồ sơ cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác

Hồ sơ thực hiện thủ tục đăng ký chuyển đổi tổ hợp tác thành hợp tác xã về cơ bản tuân theo quy định khi thành lập mới, nhưng có thêm các yêu cầu chứng minh điều kiện chuyển đổi được trình bày chi tiết dưới đây:

Hồ sơ cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác

Theo quy định tại khoản 2 Điều 61 Nghị định 92/2024/NĐ-CP, thành phần hồ sơ đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác bao gồm: 

1. Giấy đề nghị đăng ký thành lập
2. Điều lệ;
3. Nghị quyết hội nghị thành lập;
4. Danh sách thành viên chính thức, thành viên liên kết góp vốn;
5. Danh sách, số định danh cá nhân của người đại diện theo pháp luật là người Việt Nam; danh sách, bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài;

Lưu ý, trường hợp hợp tác xã được chuyển đổi từ tổ hợp tác có nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư thì phải chuẩn bị thêm các tài liệu sau:

• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 của Luật Hợp tác xã 2023;
• Bản sao văn bản của cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ để thực hiện thủ tục đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác

Khi tổ hợp tác chuyển đổi không trực tiếp nộp hồ sơ mà nộp qua môi trường điện tử hoặc ủy quyền người khác nộp, cần lưu ý những vấn đề sau:

Thứ nhất, hồ sơ đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác phải được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký trên môi trường điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ đăng ký bằng bản giấy.

Thứ hai, đối với trường hợp người được ủy quyền đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác được ghi trong nghị quyết Hội nghị thành lập hợp tác xã không trực tiếp đi nộp hồ sơ, việc ủy quyền phải tuân thủ Điều 12 Nghị định 92/2024/NĐ-CP:

• Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác kèm theo hồ sơ phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
• Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác, kèm theo hồ sơ đăng ký phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ, giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác.
• Trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác qua dịch vụ bưu chính công ích, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký.
• Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác, nếu người được ủy quyền đã được ghi trong Nghị quyết hội nghị thành lập thì không cần văn bản ủy quyền riêng. Nếu ủy quyền cho cá nhân khác, phải có văn bản ủy quyền (không bắt buộc công chứng) kèm bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân. Nếu ủy quyền cho tổ chức dịch vụ, cần bản sao hợp đồng dịch vụ và giấy giới thiệu của tổ chức đó.

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác

Hiện nay, Quý Khách hàng có thể thực hiện thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác thông qua hai phương thức chính là nộp trực tiếp hoặc trực tuyến. Mỗi phương thức có một trình tự riêng, cụ thể như sau:

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác trong trường hợp đăng ký trực tiếp

Bước 1: Người được ủy quyền đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác kê khai đầy đủ, trung thực và chính xác các nội dung trong hồ sơ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung đã kê khai.

Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người được ủy quyền đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác trong trường hợp đăng ký trực tuyến

Bước 1: Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để truy cập vào Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã.

Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký trên môi trường điện tử và thanh toán lệ phí theo quy trình trên Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã.

Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy biên nhận hồ sơ đăng ký trong tài khoản của người nộp hồ sơ trên Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã.

Bước 2: Các thông tin đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác trên Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để phối hợp, trao đổi thông tin giữa cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã và cơ quan thuế.

Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thực hiện cấp đăng ký cho hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác bằng bản giấy hoặc bản điện tử. 

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký không thống nhất, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã gửi thông báo trên môi trường điện tử cho hợp tác xã được thành lập trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. 

Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản truy cập vào Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã để nhận thông tin phản hồi về kết quả xử lý hồ sơ.

Công bố nội dung đăng ký hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác

Căn cứ khoản 1 Điều 49 Luật Hợp tác xã 20243, sau khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, cơ quan đăng ký kinh doanh công bố nội dung đăng ký của hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác trên hệ thống thông tin điện tử của cơ quan đăng ký kinh doanh trong 30 ngày liên tục kể từ ngày hồ sơ được chấp thuận.. Nội dung công bố bao gồm:

• Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã;
• Ngành, nghề kinh doanh.

>>> Tham khảo: Thủ tục thông báo tạm ngừng kinh doanh và tiếp tục kinh doanh trở lại đối với tổ hợp tác

Dịch vụ tư vấn thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi mang đến giải pháp tối ưu, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tiết kiệm thời gian cho quý khách. Dịch vụ của Tư vấn Long Phan về thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác bao gồm:

• Tư vấn và đánh giá hồ sơ đề nghị đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác;
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đề nghị đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác;
• Đại diện Quý khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ, làm việc trực tiếp với các cơ quan để giải trình về hồ sơ;
• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu bổ sung (nếu có).

Với dịch vụ của Chúng tôi, Quý doanh nghiệp có thể yên tâm về tính chất lượng và hiệu quả trong quá trình thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác. Quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và nhận hỗ trợ phù hợp với nhu cầu cụ thể của quý khách.

Các câu hỏi thường gặp

Sau đây, Tư vấn Long Phan xin cung cấp một số câu hỏi phổ biến liên quan đến thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã trên cơ sở chuyển đổi từ tổ hợp tác. Xin mời Quý Khách hàng có nhu cầu tham khảo:

Tổ hợp tác có bắt buộc phải làm thủ tục chấm dứt hoạt động trước khi nộp hồ sơ đăng ký thành lập hợp tác xã không?

Không. Tổ hợp tác không phải thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động riêng biệt. Tổ hợp tác sẽ tự động chấm dứt tồn tại kể từ thời điểm hợp tác xã được chuyển đổi từ tổ hợp tác được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 3 Điều 61 Nghị định 92/2024/NĐ-CP.

Mã số của tổ hợp tác có được giữ nguyên để làm mã số doanh nghiệp cho hợp tác xã mới không?

Có. Hợp tác xã được chuyển đổi từ tổ hợp tác được giữ nguyên mã số của tổ hợp tác (mã số thuế/mã số định danh) để đảm bảo tính liên tục trong quản lý nhà nước và giao dịch. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 4 Điều 61 Nghị định 92/2024/NĐ-CP.

Nếu có một thành viên trong tổ hợp tác không đồng ý chuyển đổi thì có thực hiện được thủ tục không?

Không. Điều kiện bắt buộc để chuyển đổi là phải được tất cả (100%) thành viên tổ hợp tác tán thành. Nếu không đạt được sự đồng thuận tuyệt đối, tổ hợp tác không đủ điều kiện pháp lý để thực hiện chuyển đổi. 

Căn cứ pháp lý: Điểm c Khoản 1 Điều 108 Luật Hợp tác xã 2023.

Thời gian “hoạt động liên tục ít nhất 12 tháng” được tính như thế nào?

Thời gian này được tính kể từ ngày tổ hợp tác được cấp Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác đến ngày nộp hồ sơ đăng ký chuyển đổi. Tổ hợp tác chưa đăng ký hoặc hoạt động dưới 12 tháng không được áp dụng thủ tục chuyển đổi này. 

Căn cứ pháp lý: Điểm b Khoản 1 Điều 108 Luật Hợp tác xã 2023.

Nhà đầu tư nước ngoài là thành viên tổ hợp tác có cần điều kiện gì đặc biệt khi chuyển đổi lên hợp tác xã không?

Có. Nếu hợp tác xã chuyển đổi có nhà đầu tư nước ngoài thuộc trường hợp phải đăng ký đầu tư, hồ sơ phải kèm theo Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và văn bản chấp thuận của cơ quan đăng ký đầu tư về việc góp vốn, mua cổ phần. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 61 Nghị định 92/2024/NĐ-CP.

Kết luận

Thủ tục đăng ký chuyển đổi tổ hợp tác thành hợp tác xã là bước ngoặt quan trọng đánh dấu sự mở rộng về quy mô của tổ hợp tác. Để quá trình này diễn ra thuận lợi, tổ hợp tác cần tuân thủ các quy định mới nhất về thẩm quyền và hồ sơ. Để đảm bảo quyền lợi pháp lý, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Tư vấn Long Phan qua hotline 1900.63.63.89 để được hỗ trợ pháp lý kịp thời và chuyên nghiệp.