Thông báo thay đổi đại diện theo ủy quyền công ty TNHH MTV

Thông báo thay đổi đại diện theo ủy quyền công ty TNHH MTV giúp doanh nghiệp cập nhật kịp thời thông tin pháp lý với cơ quan đăng ký kinh doanh, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động quản trị. Việc thực hiện đúng thủ tục không chỉ tránh được rủi ro pháp lý mà còn giúp người được ủy quyền thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng một cách hợp lệ, hiệu quả và đúng thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Điều kiện đối với người đại diện theo uỷ quyền của doanh nghiệp

Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu công ty TNHH MTV phải đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật. Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định rõ về tiêu chuẩn và điều kiện đối với người đại diện theo ủy quyền. Người đại diện theo ủy quyền phải là cá nhân được chủ sở hữu ủy quyền bằng văn bản để thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

Theo khoản 5 Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo ủy quyền phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện cụ thể sau:

• Không thuộc đối tượng quy định tại khoản 2 Điều 17 của Luật Doanh nghiệp 2020 (như người chưa thành niên, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, người đang chấp hành hình phạt tù…).
• Thành viên, cổ đông là doanh nghiệp nhà nước không được cử người có quan hệ gia đình của người quản lý công ty và của người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty làm người đại diện tại công ty khác.
• Các tiêu chuẩn và điều kiện khác do Điều lệ công ty quy định.

Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải được thông báo cho công ty và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được văn bản. Nội dung văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải bao gồm các thông tin chính:

1. Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của chủ sở hữu;
2. Số lượng người đại diện theo ủy quyền và tỷ lệ sở hữu phần vốn góp tương ứng;
3. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của từng người đại diện;
4. Thời hạn ủy quyền của từng người đại diện, trong đó ghi rõ ngày bắt đầu được đại diện;
5. Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu và của người đại diện theo ủy quyền.

Lưu ý: Trường hợp chủ sở hữu công ty TNHH MTV cử nhiều người đại diện theo uỷ quyền thì phải xác định cụ thể phần vốn góp cho mỗi người đại diện theo uỷ quyền. Trường hợp chủ sở hữu không xác định phần vốn góp tương ứng cho mỗi người đại diện theo uỷ quyền thì phần vốn góp sẽ được chia đều cho tất cả người đại diện theo uỷ quyền. 

>>> Xem thêm: Phân biệt người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo uỷ quyền.

Thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo uỷ quyền công ty TNHH MTV

Thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo uỷ quyền công ty TNHH MTV bao gồm 2 bước chính: 

Chuẩn bị hồ sơ

Theo quy định tại Điều 60 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện theo ủy quyền của công ty TNHH MTV bao gồm các tài liệu sau:

1. Thông báo thay đổi người đại diện theo ủy quyền bao gồm danh sách người đại diện theo uỷ quyền (theo mẫu Phụ lục II-1 và Phụ lục I-10 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

2. Đối với các công ty đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì nộp kèm theo:

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế của công ty
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-14 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)

3. Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật (văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực)

4. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):

• Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực
• Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực

Các mẫu biểu phải được điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính chính xác của các thông tin kê khai để tránh phải bổ sung, sửa đổi sau khi nộp hồ sơ.

Quy trình thực hiện

Quy trình thông báo thay đổi người đại diện theo ủy quyền của công ty TNHH MTV được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi về thông tin người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, công ty gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính. Nơi nộp hồ sơ là Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

Hồ sơ có thể nộp theo 1 trong 3 phương thức sau: 

• Nộp trực tiếp; 
• Nộp trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/);
• Nộp qua dịch vụ bưu chính. 

Hiện nay, một số địa phương chỉ nhận hồ sơ online, doanh nghiệp cần tra cứu kỹ để tránh mất thời gian vì nộp sai phương thức. 

Bước 2: Nhận Giấy biên nhận

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp. Giấy biên nhận là căn cứ để doanh nghiệp theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Xử lý hồ sơ

Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cập nhật thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời hạn giải quyết là 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối sửa đổi, bổ sung thông tin theo nội dung thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Bước 4: Nhận kết quả

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Giấy xác nhận này là căn cứ pháp lý chứng minh việc thay đổi người đại diện theo ủy quyền đã được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

>>> Tham khảo: Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật 

Câu hỏi thường gặp về thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo uỷ quyền

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp, xin mời tham khảo: 

Có hậu quả pháp lý nào khi không thông báo thay đổi người đại diện theo ủy quyền đúng thời hạn?

Việc không thông báo thay đổi người đại diện theo ủy quyền đúng thời hạn 10 ngày có thể dẫn đến các hậu quả như bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 1-2 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Nghiêm trọng hơn, các giao dịch do người đại diện cũ thực hiện sau thời điểm thay đổi nhưng chưa đăng ký có thể gây tranh chấp về tính pháp lý, ảnh hưởng đến hiệu lực của các hợp đồng và thỏa thuận.

Chi phí thực hiện thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo ủy quyền là bao nhiêu?

Chi phí chính thức cho thủ tục này bao gồm lệ phí cấp Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng. Nếu sử dụng dịch vụ tư vấn, phí dịch vụ thường dao động từ 500.000 đến 2.000.000 đồng tùy vào độ phức tạp của hồ sơ và phạm vi dịch vụ được cung cấp. Doanh nghiệp cũng cần tính đến chi phí công chứng, sao y các giấy tờ liên quan nếu có.

Các sai sót phổ biến cần tránh khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo ủy quyền?

Các sai sót thường gặp bao gồm: kê khai không đầy đủ thông tin cá nhân của người đại diện mới, không xác định rõ phạm vi ủy quyền và tỷ lệ phần vốn được đại diện, nộp thiếu giấy tờ chứng thực cá nhân, thiếu chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu, không tuân thủ đúng mẫu biểu theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, và không thực hiện đúng thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.

Làm thế nào để quản lý hiệu quả khi công ty có nhiều người đại diện theo ủy quyền?

Để quản lý hiệu quả nhiều người đại diện theo ủy quyền, doanh nghiệp nên: xây dựng quy chế phân định rõ phạm vi, thẩm quyền của từng người đại diện; phân bổ cụ thể tỷ lệ vốn được đại diện; thiết lập cơ chế báo cáo và phối hợp giữa các đại diện; duy trì hệ thống lưu trữ thông tin, văn bản ủy quyền và giao dịch do các đại diện thực hiện; tổ chức họp định kỳ giữa chủ sở hữu và các đại diện để đảm bảo thống nhất trong điều hành.

Người đại diện theo ủy quyền có những giới hạn thẩm quyền nào khi đại diện cho công ty?

Người đại diện theo ủy quyền chỉ được thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong phạm vi được ủy quyền và nêu rõ trong văn bản ủy quyền. Họ không được tự ý mở rộng phạm vi ủy quyền, không được ủy quyền lại cho người khác nếu không được sự đồng ý của chủ sở hữu. Đối với các giao dịch lớn như chuyển nhượng tài sản có giá trị lớn, vay mượn vượt hạn mức, thay đổi ngành nghề kinh doanh, họ thường phải xin ý kiến chấp thuận từ chủ sở hữu theo quy định của Điều lệ công ty.

Quy trình thay đổi người đại diện theo ủy quyền là người nước ngoài có gì khác biệt? 

Khi thay đổi người đại diện theo ủy quyền là người nước ngoài, ngoài thủ tục thông thường, doanh nghiệp cần bổ sung: bản sao hợp lệ hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế còn hiệu lực của người nước ngoài; đảm bảo người nước ngoài có thị thực nhập cảnh hoặc giấy tờ miễn thị thực phù hợp; các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch công chứng sang tiếng Việt; cung cấp địa chỉ liên lạc tại Việt Nam; và trong một số trường hợp cần thêm giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Có thể sử dụng chữ ký số để nộp hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện theo ủy quyền không?

Có, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để nộp hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện theo ủy quyền trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Chữ ký số phải thuộc về người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Phương thức này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và giảm thiểu thủ tục giấy tờ, đặc biệt hiệu quả trong bối cảnh nhiều địa phương đang khuyến khích thực hiện dịch vụ công trực tuyến.

Dịch vụ tư vấn thủ tục thông báo thay đổi đại diện theo uỷ quyền Công ty TNHH MTV tại Tư vấn Long Phan

Công ty Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ hỗ trợ thực hiện thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo ủy quyền cho các công ty TNHH MTV. Dịch vụ của Tư vấn Long Phan bao gồm:

• Tư vấn về điều kiện đối với người đại diện theo ủy quyền;
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện theo ủy quyền;
• Soạn thảo các văn bản, biểu mẫu theo quy định;
• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
• Theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ;
• Nhận kết quả và bàn giao cho doanh nghiệp;
• Tư vấn các vấn đề phát sinh sau khi thay đổi người đại diện theo ủy quyền.

Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng hoàn tất thủ tục nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

Kết luận

Thông báo thay đổi đại diện theo ủy quyền công ty TNHH MTV là thủ tục quan trọng doanh nghiệp cần thực hiện đúng thời hạn và quy trình. Tư vấn Long Phan sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng hoàn tất thủ tục này một cách nhanh chóng, chính xác, tuân thủ quy định pháp luật. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 1900636389 để được tư vấn chi tiết.