Thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xưởng xe cơ giới chi tiết

Tư vấn Long Phan nhận được không ít câu hỏi từ doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp xe về thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xưởng xe cơ giới kể từ khi Bộ Giao thông vận tải hợp nhất vào Bộ Xây dựng và cơ chế cấp Phiếu chuyển sang hình thức điện tử. Đây là chứng từ bắt buộc để một chiếc xe được đưa ra thị trường và sử dụng khi làm thủ tục đăng ký xe, nên sai sót trong quá trình cấp Phiếu có thể khiến cả lô xe bị đình trệ lưu thông. Bài viết dưới đây hệ thống hóa điều kiện, hồ sơ, quy trình cấp Phiếu theo đúng cập nhật pháp luật mới nhất, kèm các rủi ro pháp lý doanh nghiệp cần lưu ý.

Từ 01/7/2026, Phiếu Kiểm Tra Chất Lượng Xuất Xưởng Được Cấp Dưới Hình Thức Nào?

Từ 01/7/2026, theo khoản 6 Điều 11 (sửa đổi bởi khoản 2 Điều 42 Thông tư 45/2026/TT-BXD), Phiếu là bản in từ bản điện tử, có đóng dấu cơ sở sản xuất. Bản điện tử do hệ thống dịch vụ công trực tuyến tạo lập từ dữ liệu kiểm tra đạt yêu cầu do cơ sở sản xuất cung cấp, theo mẫu Phụ lục VII Thông tư 55/2024/TT-BGTVT (bản hiện hành sau sửa đổi).

Trường hợp nào vẫn được sử dụng Phiếu in trên phôi?

Quy định mới không loại bỏ hoàn toàn Phiếu được in trên phôi.

Theo khoản 6 Điều 11 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT sau sửa đổi, cơ sở sản xuất được cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng bản giấy in trên phôi trong trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật.

Vì vậy, cần phân biệt:

• Trường hợp thông thường: Phiếu là bản in từ bản điện tử được tạo lập trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến;
• Trường hợp bất khả kháng: áp dụng cơ chế Phiếu bản giấy in trên phôi theo quy định.

Không nên diễn giải rộng rằng cứ hệ thống gặp bất kỳ lỗi kỹ thuật nào thì doanh nghiệp đương nhiên được tự chuyển sang sử dụng phôi giấy. Muốn áp dụng cơ chế này phải thuộc trường hợp bất khả kháng theo quy định pháp luật và thực hiện đúng quy trình quản lý Phiếu tương ứng.

Doanh nghiệp cần thay đổi gì từ ngày 01/7/2026?

Doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp xe nên rà soát lại quy trình nội bộ để bảo đảm dữ liệu xuất xưởng được lập và cung cấp đầy đủ, chính xác trước khi Phiếu được tạo trên hệ thống.

Các nội dung cần kiểm soát gồm:

• Kết quả kiểm tra chất lượng từng xe;
• Kiểu loại xe đã được chứng nhận;
• Số khung, số động cơ;
• Ngày sản xuất, ngày xuất xưởng;
• Dữ liệu phục vụ tạo lập Phiếu;
• Việc in và đóng dấu Phiếu sau khi bản điện tử được hệ thống tạo lập;
• Quy trình quản lý Phiếu giấy trong trường hợp bất khả kháng.

Do đó, từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp không nên tiếp tục áp dụng quy trình cấp và quản lý phôi Phiếu giấy như cơ chế thông thường trước đây, mà phải thực hiện đúng cơ chế Phiếu là bản in từ bản điện tử theo quy định mới.

>>>Xem thêm: Cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu ô tô

Hồ sơ chứng nhận kiểu loại xe cơ giới

Để được cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng cho từng xe, trước hết kiểu loại xe phải hoàn tất thủ tục chứng nhận chất lượng. Vì vậy, cơ sở sản xuất cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký chứng nhận kiểu loại theo quy định.

Thành phần hồ sơ chứng nhận kiểu loại

Theo Điều 5 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 40 Thông tư 45/2026/TT-BXD, hồ sơ chứng nhận chất lượng kiểu loại xe gồm các tài liệu chính:

• Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận kiểu loại theo mẫu quy định. Khi lập đơn, cơ sở sản xuất cần kê khai đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, kiểu loại xe, nhãn hiệu và các nội dung liên quan; thông tin trong đơn phải thống nhất với bản thông tin xe, hồ sơ thử nghiệm và tài liệu COP;
• Bản thông tin xe;
• Báo cáo thử nghiệm an toàn xe;
• Báo cáo thử nghiệm khí thải;
• Báo cáo thử nghiệm mức tiêu thụ năng lượng nếu thuộc trường hợp phải công khai;
• Danh mục phụ tùng sử dụng để sản xuất, lắp ráp;
• Tài liệu chứng nhận đối với phụ tùng thuộc diện kiểm soát;
• Ảnh chụp tổng thể xe;
• Thông tin về số khung, số động cơ;
• Hồ sơ, kết quả đánh giá COP theo quy định.

Đối với một số trường hợp được thừa nhận hoặc mở rộng thừa nhận kết quả thử nghiệm, cơ sở sản xuất có thể sử dụng tài liệu thay thế cho báo cáo thử nghiệm khí thải hoặc mức tiêu thụ năng lượng nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

>>> Xem thêm: Hướng giải quyết tranh chấp hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới

Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng đối với xe và phụ tùng

Xe cơ giới và phụ tùng phải đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng về an toàn kỹ thuật, bảo vệ môi trường, khí thải, tiêu thụ năng lượng và các yêu cầu kỹ thuật đối với bộ phận, phụ tùng thuộc diện kiểm soát.

Hình thức nộp hồ sơ

Cơ sở sản xuất có thể nộp hồ sơ chứng nhận kiểu loại theo một trong các hình thức:

• Nộp trực tiếp tại Cơ quan chứng nhận;
• Gửi qua hệ thống bưu chính;
• Nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Theo Điều 5 và điểm đ khoản 3 Điều 8 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, việc trả Giấy chứng nhận kiểu loại sản phẩm cũng được thực hiện theo hình thức tương ứng với phương thức tiếp nhận hồ sơ.

Như vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị đồng bộ hồ sơ kỹ thuật, kết quả thử nghiệm, tài liệu phụ tùng và hồ sơ COP ngay từ giai đoạn đăng ký chứng nhận kiểu loại để tránh ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng.

Quy trình thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xưởng xe cơ giới mới nhất

Để được cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng xe cơ giới cho từng xe, cơ sở sản xuất không chỉ thực hiện việc kiểm tra ở giai đoạn cuối. Trước đó, kiểu loại xe phải trải qua thử nghiệm, đánh giá bảo đảm chất lượng sản xuất và chứng nhận kiểu loại. Sau khi đáp ứng các điều kiện này, cơ sở sản xuất mới kiểm tra từng xe và lập Phiếu xuất xưởng theo Điều 11 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT.  Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng được lập theo mẫu Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng bản điện tử tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, trong nội dung hiện hành sau khi được sửa đổi, bổ sung.

1. Thử nghiệm mẫu điển hình. Mẫu xe được thử nghiệm các chỉ tiêu an toàn, môi trường và các chỉ tiêu kỹ thuật khác thuộc phạm vi áp dụng, do cơ sở thử nghiệm được chỉ định thực hiện.
2. Đánh giá COP. Cơ quan chứng nhận đánh giá việc bảo đảm chất lượng sản xuất tại cơ sở, làm căn cứ để cấp và duy trì hiệu lực Giấy chứng nhận kiểu loại.
3. Nộp hồ sơ chứng nhận kiểu loại. Cơ sở sản xuất lập và nộp hồ sơ đề nghị chứng nhận kiểu loại theo thành phần đã nêu ở phần trên.
4. Cấp Giấy chứng nhận kiểu loại. Khi hồ sơ và kết quả đánh giá COP đạt yêu cầu, Cơ quan chứng nhận cấp Giấy chứng nhận trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả đánh giá COP và kết quả kiểm tra hồ sơ đạt yêu cầu. Giấy chứng nhận có hiệu lực 36 tháng kể từ ngày cấp.
5. Kiểm tra từng xe trước khi xuất xưởng. Cơ sở sản xuất phải kiểm tra chất lượng thực tế của từng xe theo quy trình kiểm tra xuất xưởng nội bộ, bảo đảm phù hợp với hồ sơ đăng ký chứng nhận và mẫu điển hình đã được chứng nhận.
6. Lập và cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng. Chỉ sau khi xe đạt yêu cầu kiểm tra, cơ sở sản xuất mới được lập Phiếu bản điện tử qua hệ thống dịch vụ công, in và đóng dấu để cấp cho xe theo mẫu tại Phụ lục VII Thông tư 55/2024/TT-BGTVT.

Quản lý Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng

Sau khi cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng, cơ sở sản xuất phải quản lý hồ sơ và truyền dữ liệu xe xuất xưởng theo quy định để phục vụ kiểm soát chất lượng, đăng ký xe và truy xuất nguồn gốc.

Hồ sơ của từng xe xuất xưởng

Theo khoản 6, khoản 7 và khoản 8 Điều 11 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, cơ sở sản xuất phải lập và quản lý hồ sơ cho từng xe, trong đó có:

• Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng;
• Bản chà số khung, số động cơ;
• Các tài liệu liên quan theo từng trường hợp.

Việc quản lý và sử dụng phôi Phiếu trong trường hợp bất khả kháng được thực hiện theo cơ chế phân loại cơ sở sản xuất và mức độ giám sát tương ứng.

Truyền dữ liệu xe xuất xưởng

Theo khoản 9 Điều 11 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, cơ sở sản xuất phải truyền dữ liệu xe xuất xưởng lên hệ thống phần mềm do Cục Đăng kiểm Việt Nam quản lý, gồm các thông tin chính như:

• Kiểu loại xe;
• Số khung, số động cơ;
• Số sê-ri Phiếu;
• Ngày xuất xưởng;
• Năm sản xuất;
• Ngày cấp Phiếu.

Dữ liệu này được sử dụng phục vụ công tác chứng nhận chất lượng và chia sẻ với cơ quan quản lý có liên quan theo quy định.

Xử lý khi Phiếu bị mất

Khi Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng bị mất, cơ sở sản xuất phải thực hiện thủ tục thông báo theo quy định để Cơ quan chứng nhận phối hợp xử lý và cấp Phiếu thay thế.

Nội dung này được quy định tại khoản 10 Điều 11 và khoản 3 Điều 22 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 48 Thông tư 45/2026/TT-BXD.

Phiếu xuất xưởng được sử dụng khi đăng ký xe như thế nào?

Đối với xe sản xuất, lắp ráp trong nước, Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng và dữ liệu về nguồn gốc, chất lượng xe là một trong những căn cứ phục vụ thủ tục đăng ký xe.

Theo Điều 42 Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ 2024, xe cơ giới tham gia giao thông phải được đăng ký và gắn biển số theo quy định. Trình tự đăng ký xe hiện được thực hiện theo Thông tư 79/2024/TT-BCA, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 13/2025/TT-BCA và Thông tư 51/2025/TT-BCA.

Cần phân biệt: cơ sở sản xuất cấp Phiếu xuất xưởng, còn cơ quan công an sử dụng thông tin về nguồn gốc và chất lượng xe để giải quyết thủ tục đăng ký xe. Đây là hai thủ tục pháp lý khác nhau.

Trường hợp đình chỉ, thu hồi Giấy chứng nhận kiểu loại

Vi phạm trong quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng hoặc cấp Phiếu xuất xưởng có thể dẫn đến đình chỉ hoặc thu hồi Giấy chứng nhận kiểu loại sản phẩm.

Trường hợp bị đình chỉ Giấy chứng nhận

Theo Điều 12 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, Giấy chứng nhận kiểu loại có thể bị đình chỉ khi cơ sở sản xuất:

• Không duy trì điều kiện bảo đảm chất lượng theo quy định;
• Không thực hiện đúng quy trình kiểm tra xuất xưởng;
• Cấp Phiếu không đúng với kiểu loại đã được chứng nhận;
• Để sản phẩm không đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật xuất xưởng;
• Thuộc trường hợp có thông báo của cơ quan quản lý liên quan đến chất lượng hoặc hoạt động sản xuất.

Từ 01/7/2026, Điều 43 Thông tư 45/2026/TT-BXD còn bổ sung trường hợp thông tin về mức tiêu thụ năng lượng trên nhãn không phù hợp với nội dung đã được chứng nhận.

Trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận

Theo Điều 13 Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, Giấy chứng nhận kiểu loại có thể bị thu hồi trong các trường hợp như:

• Hồ sơ chứng nhận có nội dung giả mạo;
• Sản phẩm không còn phù hợp với kiểu loại đã được chứng nhận;
• Cơ sở không khắc phục vi phạm trong thời gian bị đình chỉ;
• Cơ sở sản xuất chấm dứt hoạt động thuộc trường hợp pháp luật quy định;
• Các trường hợp thu hồi khác theo quy định.

Ảnh hưởng đến việc cấp Phiếu xuất xưởng

Khi Giấy chứng nhận kiểu loại bị đình chỉ, cơ sở sản xuất có thể bị tạm dừng cấp phôi Phiếu, không được xuất xưởng hoặc cấp Phiếu cho sản phẩm thuộc kiểu loại vi phạm.

Theo Điều 12, Điều 14, khoản 8 Điều 11 và Phụ lục XI Thông tư 55/2024/TT-BGTVT, cơ sở còn phải khắc phục vi phạm trong thời hạn luật định và có thể bị áp dụng phương thức kiểm tra xuất xưởng với mức giám sát chặt chẽ hơn của Cơ quan chứng nhận.

Như vậy, việc duy trì điều kiện sản xuất, kiểm soát chất lượng và quản lý đúng Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tiếp tục xuất xưởng xe của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Thủ tục xin cấp giấy phép lưu hành xe quá tải trọng, xe quá khổ

Dịch vụ tư vấn và ủy quyền thực hiện thủ tục xin giấy chứng nhận xuất xưởng xe cơ giới

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ pháp lý cho doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp xe cơ giới trong toàn bộ quá trình từ rà soát điều kiện chứng nhận kiểu loại, chuẩn bị hồ sơ, làm việc với cơ quan có thẩm quyền đến quản lý việc cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng.

Phạm vi dịch vụ bao gồm:

• Tư vấn điều kiện pháp lý đối với hoạt động sản xuất, lắp ráp từng loại xe cơ giới;
• Rà soát điều kiện chứng nhận chất lượng đối với kiểu loại xe dự kiến sản xuất, lắp ráp;
• Xác định quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và yêu cầu kỹ thuật áp dụng đối với xe, linh kiện và phụ tùng;
• Rà soát hồ sơ thử nghiệm mẫu điển hình và các báo cáo thử nghiệm có liên quan;
• Tư vấn, chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ đăng ký chứng nhận kiểu loại;
• Rà soát điều kiện, tài liệu và quy trình phục vụ đánh giá COP tại cơ sở sản xuất;
• Tư vấn phương án khắc phục khi kết quả đánh giá COP chưa đáp ứng yêu cầu;
• Đại diện hoặc hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với Cơ quan chứng nhận, Cục Đăng kiểm Việt Nam trong quá trình giải quyết hồ sơ;
• Theo dõi tiến độ, thời hạn và xử lý các yêu cầu bổ sung hồ sơ trong thủ tục cấp Giấy chứng nhận kiểu loại;
• Rà soát quy trình kiểm tra chất lượng xuất xưởng đối với từng xe tại cơ sở sản xuất;
• Xây dựng, chuẩn hóa quy trình lập và quản lý Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng từ dữ liệu điện tử;
• Kiểm tra quy trình truyền dữ liệu xe xuất xưởng về hệ thống của Cục Đăng kiểm Việt Nam;
• Tư vấn thủ tục chứng nhận bổ sung, mở rộng hoặc cấp lại Giấy chứng nhận kiểu loại khi có thay đổi sản phẩm hoặc khi Giấy chứng nhận hết hiệu lực;
• Rà soát hồ sơ và tư vấn phương án xử lý khi doanh nghiệp có nguy cơ bị đình chỉ, thu hồi Giấy chứng nhận kiểu loại;
• Soạn thảo văn bản giải trình, kiến nghị và hồ sơ khắc phục theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền;
• Nhận ủy quyền thực hiện hoặc phối hợp thực hiện các thủ tục hành chính thuộc phạm vi pháp luật cho phép.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu đánh giá sơ bộ vụ việc vui lòng gửi hồ sơ qua email info@longphanpmt.com hoặc Zalo 0906.735.386 để được đánh giá khả năng thực hiện.

Câu hỏi thường gặp thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xưởng

Dưới đây là một số vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm khi thực hiện thủ tục chứng nhận kiểu loại và cấp Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng cho xe cơ giới sản xuất, lắp ráp trong nước.

Kết luận

Thủ tục cấp phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng xe cơ giới đã có nhiều thay đổi quan trọng kể từ khi Bộ Giao thông vận tải hợp nhất vào Bộ Xây dựng và cơ chế cấp Phiếu chuyển sang hình thức điện tử từ 01/7/2026. Doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp xe cần rà soát lại toàn bộ quy trình chứng nhận kiểu loại, đánh giá COP và lập Phiếu để tránh vi phạm dẫn đến đình chỉ, thu hồi Giấy chứng nhận kiểu loại. Tư vấn Long Phan sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình này; Quý khách có thể liên hệ hotline 1900636389 để được hỗ trợ kịp thời.