Thủ Tục Thông Báo Hoạt Động Khuyến Mại Mới Nhất Năm 2025

Thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại là một quy trình pháp lý mà thương nhân phải thực hiện trước khi triển khai một số hình thức ưu đãi cho khách hàng. Việc tuân thủ quy trình này đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch cho chương trình và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Bài viết của Tư vấn Long Phan sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp lý liên quan đến thủ tục này.

Khi Nào Phải Thông Báo Hoạt Động Khuyến Mại?

Căn cứ Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, trước khi tiến hành khuyến mại, thương nhân phải thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại đến Sở Công Thương nơi tổ chức chương trình. Để áp dụng chính xác, cần phân biệt rõ các trường hợp sau:

1. Các trường hợp được miễn trừ thông báo:

• Các hình thức không yêu cầu thông báo: Thương nhân không cần làm thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại khi thực hiện các chương trình như: đưa hàng mẫu, cung ứng dịch vụ mẫu (Điều 8 Nghị định 81/2018/NĐ-CP); tặng hàng hóa, dịch vụ không thu tiền (Điều 9 Nghị định 81/2018/NĐ-CP); bán hàng giảm giá (Điều 10 Nghị định 81/2018/NĐ-CP); bán hàng kèm phiếu mua hàng (Điều 11 Nghị định 81/2018/NĐ-CP).
• Tổng giá trị giải thưởng dưới 100 triệu đồng: Các chương trình khuyến mại có tổng giá trị quà tặng, giải thưởng dưới 100 triệu đồng cũng được miễn trừ nghĩa vụ thông báo.
• Khuyến mại trên sàn thương mại điện tử: Hoạt động khuyến mại chỉ diễn ra trên các sàn giao dịch thương mại điện tử, website hoặc ứng dụng khuyến mại trực tuyến.
• Chương trình khuyến mại tập trung: Các chương trình có hạn mức khuyến mại vượt 50% nhưng diễn ra trong khuôn khổ các chương trình khuyến mại tập trung do cơ quan nhà nước cấp tỉnh/thành phố hoặc Chính phủ phát động (ví dụ: Tháng khuyến mại Hà Nội, Mùa mua sắm “Shopping Season” tại TP.HCM, “Black Friday”).

2. Phân biệt rõ ràng giữa nghĩa vụ “Thông báo” và “Đăng ký”. Cụ thể: 

Thủ tục đăng ký hoạt động khuyến mại là thủ tục được quy định nghiêm ngặt hơn, áp dụng cho các chương trình có yếu tố may rủi. Cụ thể, theo Điều 19 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân phải đăng ký và chờ xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện các hình thức:

• Bán hàng, cung ứng dịch vụ kèm theo việc tham dự các chương trình mang tính may rủi (Điều 13 Nghị định 81/2018/NĐ-CP).
• Các hình thức khuyến mại khác theo Khoản 9 Điều 92 Luật Thương mại 2005.

Hồ Sơ Thông Báo Hoạt Động Khuyến Mại

Theo Khoản 4 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, hồ sơ thông báo hoạt động khuyến mại chỉ bao gồm 01 Thông báo hoạt động khuyến mại theo Mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 128/2024/NĐ-CP.

Thông báo thực hiện khuyến mại phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau: 

• Tên thương nhân thực hiện khuyến mại: Ghi rõ tên công ty, mã số doanh nghiệp.
• Tên chương trình khuyến mại: Tên gọi thương mại của chương trình.
• Địa bàn thực hiện khuyến mại: Liệt kê cụ thể các tỉnh, thành phố nơi chương trình diễn ra.
• Hình thức khuyến mại: Ví dụ: Tổ chức chương trình khách hàng thường xuyên (theo Điều 14).
• Hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại: Liệt kê các sản phẩm, dịch vụ áp dụng.
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại: Mô tả quà tặng, giải thưởng.
• Thời gian thực hiện khuyến mại: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
• Khách hàng của chương trình khuyến mại: Xác định rõ đối tượng được hưởng khuyến mại.
• Cơ cấu giải thưởng và tổng giá trị giải thưởng của chương trình khuyến mại: Chi tiết số lượng, giá trị từng loại giải thưởng.
• Nội dung chi tiết của chương trình khuyến mại (thể lệ): Mô tả cách thức tham gia, điều kiện nhận thưởng.
• Thông tin về các thương nhân cùng thực hiện (nếu có): Nêu rõ vai trò, trách nhiệm của từng bên trong trường hợp có sự hợp tác.

Cơ sở pháp lý: Khoản 5 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP.

Việc kê khai thiếu hoặc sai lệch thông tin có thể là lý do để cơ quan chức năng yêu cầu giải trình, bổ sung, làm ảnh hưởng đến tiến độ triển khai chương trình. Do đó, rà soát kỹ lưỡng nội dung trước khi nộp là một bước không thể bỏ qua khi thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại.

>>> Xem thêm: Mẫu thông báo chương trình khuyến mại đến khách hàng

Cơ Quan Có Thẩm Quyền Giải Quyết

Theo Khoản 3 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP sửa đổi bởi Khoản 3 Điều 1 Nghị định 128/2024/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền duy nhất tiếp nhận và quản lý hồ sơ thông báo là Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại. Đây là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công nghiệp và thương mại trên địa bàn.

Quy định này có nghĩa là nếu chương trình diễn ra trên toàn quốc, về mặt lý thuyết, thương nhân phải nộp hồ sơ đến các Sở Công Thương tương ứng. Tuy nhiên, các phương thức nộp hồ sơ hiện đại như qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia giúp đơn giản hóa quy trình này.

Lưu ý về thẩm quyền đăng ký khuyến mại: 

Đối với các chương trình mang tính may rủi, thẩm quyền được xác định tại Điều 19 Nghị định 81/2018/NĐ-CP như sau:

• Sở Công Thương: Xác nhận đăng ký cho chương trình thực hiện trên địa bàn một tỉnh, thành phố.
• Bộ Công Thương: Xác nhận đăng ký cho chương trình thực hiện trên địa bàn từ hai tỉnh, thành phố trở lên. 

Việc nắm vững các quy định về thẩm quyền không chỉ giúp thương nhân tuân thủ đúng pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại.

Phương Thức Nộp Hồ Sơ

Pháp luật hiện hành cung cấp nhiều phương thức linh hoạt để thương nhân thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và phù hợp với xu thế chuyển đổi số trong hoạt động hành chính. 

Theo Khoản 3 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi Khoản 3 Điều 1 Nghị định 128/2024/NĐ-CP), thương nhân có thể lựa chọn một trong các cách thức nộp hồ sơ sau đây đến Sở Công Thương có thẩm quyền:

1. Nộp hồ sơ trực tiếp:

• Thương nhân hoặc người được ủy quyền mang 01 bộ hồ sơ giấy đến nộp tại bộ phận một cửa của trụ sở Sở Công Thương.
• Thời điểm ghi nhận: Ngày ghi trên giấy tiếp nhận hồ sơ do cán bộ tiếp nhận cấp.

2. Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính:

• Thương nhân gửi 01 bộ hồ sơ giấy thông qua các đơn vị chuyển phát (như VNPost, Viettel Post…).
• Thời điểm ghi nhận: Ngày nhận được ghi trên vận đơn hoặc các hình thức có giá trị tương đương do đơn vị bưu chính cung cấp.

3. Nộp hồ sơ qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến:

• Đây là phương thức được khuyến khích nhất hiện nay. Thương nhân tạo tài khoản, điền thông tin và tải lên bản scan của hồ sơ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh.
• Thời điểm ghi nhận: Ngày hệ thống ghi nhận hồ sơ được nộp thành công.

Lưu ý: Kể từ ngày 01/12/2024, Nghị định 128/2024/NĐ-CP đã chính thức bãi bỏ phương thức nộp hồ sơ qua thư điện tử (email) đối với thủ tục thông báo. Do đó, thương nhân không nên sử dụng cách thức này để tránh việc hồ sơ không được công nhận là hợp lệ. 

Trình Tự Giải Quyết Hồ Sơ

Thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại được thiết kế theo một trình tự đơn giản, nhanh chóng. Đối với thủ tục này, cơ quan nhà nước không cần ra văn bản chấp thuận; nếu không có phản hồi yêu cầu sửa đổi từ cơ quan có thẩm quyền, thương nhân mặc nhiên được quyền thực hiện chương trình khuyến mại. 

Quy trình xử lý hồ sơ thông báo được quy định tại Điều 17 và Điều 18 của Nghị định 81/2018/NĐ-CP, bao gồm các bước sau: 

Bước 1: Nộp hồ sơ

• Thương nhân nộp 01 bộ hồ sơ thông báo đến Sở Công Thương có thẩm quyền theo một trong các phương thức hợp lệ.
• Thời hạn: Phải nộp tối thiểu 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu thực hiện khuyến mại. Đây là thời hạn bắt buộc, việc nộp trễ có thể bị xem là vi phạm.

Bước 2: Cơ quan nhà nước tiếp nhận và công khai thông tin

• Sở Công Thương tiếp nhận hồ sơ. Khác với thủ tục đăng ký, Sở Công Thương không có nghĩa vụ phải ra văn bản xác nhận đối với thủ tục thông báo.
• Cơ quan quản lý sẽ công khai các thông tin chính của chương trình (tên thương nhân, nội dung, thời gian, địa bàn) trên trang thông tin điện tử của mình hoặc các hình thức khác.
• Việc công khai này không được thực hiện sớm hơn thời gian bắt đầu của chương trình khuyến mại.

Bước 3: Thực hiện chương trình khuyến mại

Sau khi đã hoàn tất việc nộp hồ sơ thông báo hợp lệ và đúng hạn, nếu không nhận được bất kỳ văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung nào từ Sở Công Thương, thương nhân được quyền tiến hành chương trình khuyến mại theo đúng nội dung đã thông báo.

Trường hợp sửa đổi, bổ sung (theo Điều 18 Nghị định 81/2018/NĐ-CP):

• Nếu có bất kỳ thay đổi nào về nội dung chương trình đã thông báo, thương nhân phải thực hiện thủ tục thông báo sửa đổi, bổ sung.
• Hồ sơ bao gồm: 01 văn bản thông báo sửa đổi, bổ sung theo Mẫu số 06 ban hành kèm theo Nghị định 128/2024/NĐ-CP.
• Thông báo sửa đổi phải được thực hiện trước khi áp dụng thay đổi và phải đảm bảo không ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng đã tham gia trước đó.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các bước trong trình tự này là trách nhiệm của thương nhân để hoàn tất thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại.

>>> Tham khảo: Các lưu ý khi khuyến mại giảm giá hàng hóa dịch vụ

Dịch Vụ Tư Vấn và Hỗ Trợ Thủ Tục Tại Tư Vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, hỗ trợ Quý khách hàng thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả, giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý. Với kinh nghiệm sâu rộng, chúng tôi sẽ thay mặt Quý khách thực hiện các công việc sau:

• Tư vấn, phân tích mô hình khuyến mại của Quý khách để xác định chính xác nghĩa vụ pháp lý: thuộc trường hợp phải thông báo, đăng ký, hay được miễn trừ.
• Soạn thảo và hoàn thiện toàn bộ hồ sơ, đảm bảo đầy đủ và chính xác.
• Thay mặt Quý khách hàng thực hiện việc nộp hồ sơ đến (các) Sở Công Thương có thẩm quyền trên toàn quốc thông qua phương thức tối ưu nhất.
• Đại diện theo ủy quyền để làm việc, trao đổi và giải trình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong trường hợp có yêu cầu bổ sung hoặc làm rõ thông tin.
• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ và cập nhật tình trạng cho đến khi hoàn tất thủ tục.
• Tư vấn về các loại hàng hóa, dịch vụ bị cấm khuyến mại.
• Hỗ trợ soạn thảo và nộp hồ sơ thông báo sửa đổi, bổ sung nội dung chương trình khuyến mại khi có phát sinh.
• Rà soát toàn bộ thể lệ chương trình để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và không ảnh hưởng đến quyền lợi của người tiêu dùng.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại

Nhằm giúp Quý doanh nghiệp áp dụng quy định pháp luật một cách chính xác và phòng tránh các rủi ro không đáng có, chúng tôi đã tổng hợp và giải đáp một số câu hỏi thực tiễn thường gặp nhất trong quá trình thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại.

Thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại có tốn lệ phí nhà nước không?

Không. Theo quy định hiện hành, thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại đến Sở Công Thương là một thủ tục hành chính không thu phí hay lệ phí. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị và nộp hồ sơ hợp lệ.

Mức phạt cụ thể nếu doanh nghiệp quên hoặc không thực hiện thông báo khuyến mại là bao nhiêu?

Nếu không thực hiện thông báo hoạt động khuyến mại trong trường hợp bắt buộc, thương nhân có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Theo quy định tại Nghị định 98/2020/NĐ-CP, mức phạt tiền có thể dao động từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi này.

Một số loại hàng hóa, dịch vụ nào tuyệt đối bị cấm khuyến mại?

Pháp luật nghiêm cấm hoạt động khuyến mại đối với một số sản phẩm, dịch vụ đặc thù như: thuốc lá, rượu có nồng độ cồn từ 15 độ trở lên, sữa thay thế sữa mẹ cho trẻ dưới 24 tháng tuổi, thuốc chữa bệnh cho người (trừ trường hợp khuyến mại cho thương nhân kinh doanh thuốc), dịch vụ khám chữa bệnh, và các loại hàng hóa, dịch vụ bị cấm kinh doanh khác.

Chương trình của chúng tôi dự kiến có tổng giá trị giải thưởng dưới 100 triệu đồng, nhưng sau đó phát sinh vượt quá. Chúng tôi phải làm gì?

Trong trường hợp này, ngay khi dự kiến tổng giá trị giải thưởng sẽ vượt mức 100 triệu đồng, nghĩa vụ thông báo hoạt động khuyến mại sẽ phát sinh. Doanh nghiệp phải lập tức thực hiện thủ tục thông báo phần khuyến mại vượt quá đến Sở Công Thương trước khi tiếp tục chương trình để đảm bảo tính hợp pháp.

Thời hạn “03 ngày làm việc” được tính toán như thế nào?

“Ngày làm việc” là các ngày từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, không bao gồm các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của Bộ luật Lao động và các ngày nghỉ cuối tuần (Thứ Bảy, Chủ Nhật). Ví dụ, nếu bạn nộp hồ sơ vào Thứ Năm, thời gian bắt đầu khuyến mại sớm nhất có thể là vào Thứ Ba của tuần kế tiếp.

Hoạt động khuyến mại trên mạng xã hội như Facebook, Zalo, TikTok có cần thông báo không?

Mạng xã hội được xem là kênh truyền thông, quảng bá cho chương trình. Việc có phải thông báo hay không phụ thuộc vào bản chất và quy mô của chương trình khuyến mại đó (ví dụ: hình thức, tổng giá trị giải thưởng trên 100 triệu đồng), chứ không phụ thuộc vào kênh quảng bá. Nếu chương trình thuộc diện phải thông báo, thì dù quảng bá ở đâu cũng phải tuân thủ.

Doanh nghiệp tôi có trụ sở ở TP.HCM nhưng tổ chức khuyến mại chỉ tại Đà Nẵng, vậy tôi phải nộp hồ sơ ở đâu?

Theo quy định, hồ sơ phải được nộp đến Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại. Trong trường hợp này, doanh nghiệp của bạn phải thực hiện thủ tục thông báo tại Sở Công Thương thành phố Đà Nẵng.

Kết Luận

Việc tuân thủ thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của thương nhân trên thị trường. Để đảm bảo chương trình khuyến mại của Quý khách hàng được triển khai suôn sẻ và hợp pháp, hãy liên hệ với chúng tôi. Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết, Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Tư vấn Long Phan qua hotline 1900636389.