Đăng ký biến động đất đai online: Hướng dẫn chi tiết

Đăng ký biến động đất đai online trở thành phương thức hiện đại trong bối cảnh hiện nay. Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho Quý khách hàng. Quy trình thực hiện đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Bài viết này Tư vấn Long Phan sẽ hướng dẫn Quý khách hàng chi tiết quy trình thực hiện việc đăng ký biến động đất đai online.

Đăng ký biến động đất đai có được thực hiện online hay không?

Căn cứ khoản 3 Điều 131 Luật Đất đai 2024 quy định về nguyên tắc đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, việc đăng ký biến động đất đai online được thực hiện thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Hệ thống này cho phép Quý khách nộp hồ sơ điện tử và theo dõi tiến trình xử lý một cách minh bạch. Quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân tiếp cận dịch vụ công mà không cần đến trực tiếp cơ quan nhà nước.

Tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm triển khai hệ thống đăng ký biến động đất đai online. Cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia được kết nối với các hệ thống thông tin chuyên ngành khác để đảm bảo tính đồng bộ. Quý khách có thể truy cập vào Cổng dịch vụ công của từng địa phương để thực hiện đăng ky biến động đất đai online theo hướng dẫn cụ thể.

Hệ thống đăng ký điện tử cho phép Quý khách thực hiện nhiều loại giao dịch khác nhau từ chuyển nhượng đơn giản đến các trường hợp phức tạp như phân chia thừa kế. Tính năng tra cứu thông tin đất đai trực tuyến giúp Quý khách kiểm tra tình trạng pháp lý của thửa đất trước khi thực hiện giao dịch. Điều này góp phần giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cường minh bạch trong các giao dịch bất động sản.

Các trường hợp thực hiện đăng ký biến động đất đai

Theo khoản 1 Điều 133 Luật Đất đai 2024, đăng ký biến động đất đai được thực hiện với các trường hợp đã được cấp Giấy chứng nhận mà có thay đổi dưới đây:

• Khi thực hiện chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất
• Khi góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất
• Khi cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất trong dự án xây dựng kinh doanh kết cấu hạ tầng
• Khi chuyển nhượng dự án có sử dụng đất
• Khi được phép đổi tên
• Khi thay đổi thông tin Quý khách hàng, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất trên Sổ đỏ đã cấp mà không thuộc trường hợp được phép đổi tên ở trên
• Khi thay đổi mốc giới, ranh giới, kích thước các cạnh, diện tích, số hiệu và địa chỉ thửa đất
• Khi đăng ký quyền sở hũu tài sản gắn liền với đất đã được cấp Sổ đỏ; đăng ký thay đổi về tài sản gắn liền với đất so với nội dung đã đăng ký
• Chuyển mục đích sử dụng đất phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép mà Quý khách hàng có nhu cầu đăng ký biến động
• Khi thời hạn sử dụng đất thay đổi
• Khi thay đổi hình thức cho thuê đất, giao đất, nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất
• Khi quyền sử dụng đất, sở hữu tài sản thay đổi do chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi mô hình tổ chức/sự thỏa thuận của các thành viên hộ gia đình/của vợ chồng hoặc nhóm Quý khách hàng chung, nhóm chủ sở hữu tài sản chung
• Khi quyền sử dụng đất, sở hữu tài sản thay đổi theo kết quả hòa giải trong tranh chấp đất đai đã được công nhận; thỏa thuận trong hợp đồng thế chấp để xử lý nợ, quyết định về giải quyết tranh chấp đất đai, khiếu nại, tố cáo; bản án, quyết định của Tòa án…
• Khi quyền với thửa đất liền kề được xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt
• Khi thay đổi hạn chế với quyền của Quý khách hàng
• Khi quyền sử dụng đất xây dựng công trình trên mặt đất phục vụ vận hành, khai thác sử dụng công trình ngầm, quyền sở hữu công trình ngầm thay đổi
• Khi cấp đổi, cấp lại Sổ đỏ theo yêu cầu của Quý khách hàng, chủ sở hữu tài sản trên đất
• Khi thực hiện quyền thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất
• Khi tài sản công là quyền sử dụng đất được bán, điều chuyển, chuyển nhượng

Thời hạn đăng ký biến động đất đai

Tại khoản 3 Điều 133 Luật Đất đai 2024 có quy định về thời hạn đăng ký biến động đất đai là 30 ngày kể từ ngày phát sinh biến động.

Trường hợp thi hành án thì thời hạn đăng ký biến động được tính từ ngày bàn giao tài sản thi hành án, tài sản bán đấu giá; trường hợp thừa kế quyền sử dụng đất thì thời hạn đăng ký biến động được tính từ ngày phân chia xong quyền sử dụng đất là di sản thừa kế theo quy định của pháp luật về dân sự hoặc kể từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật. Việc tuân thủ thời hạn này giúp đảm bảo tính chính xác và cập nhật của cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia.

Khi thực hiện đăng ký biến động đất đai online, hệ thống sẽ tự động tính toán thời hạn và gửi thông báo nhắc nhở đến Quý khách. Tính năng này giúp người dân chủ động trong việc thực hiện nghĩa vụ pháp lý. Nếu có sự thay đổi về thời hạn do chính sách mới, hệ thống sẽ cập nhật tự động và thông báo đến người sử dụng dịch vụ.

Hồ sơ đăng ký biến động đất đai online

Nghị định số 151/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về thành phần hồ sơ đăng ký biến động đất đai online như sau:

Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 Nghị định 151/2025/NĐ-CP

Kèm theo đơn là bản chụp hoặc bản quét (scan) của hồ sơ, trong đó nội dung thông tin phải đầy đủ, rõ ràng, và chính xác như bản gốc. Hồ sơ này bao gồm:

• Giấy chứng nhận đã cấp.
• Một trong các loại giấy tờ liên quan đến nội dung biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất đối với từng trường hợp cụ thể theo quy định.
• Văn bản về việc đại diện theo quy định của pháp luật về dân sự đối với trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất thông qua người đại diện.

>>> Xem thêm: Mẫu số 18 – Nghị định 151/2025/NĐ-CP

Trình tự thủ tục đăng ký biến động đất đai online

Được quy định tại Công văn số 7706/BTNMT-TCQLĐĐ ngày 19/12/2022 V/v kết nối, tích hợp, cung cấp dịch vụ công trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia năm 2022:

Bước 1: Quý khách hàng đăng ký tài khoản và đăng nhập trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (Cổng DVCQG) rồi thực hiện thủ tục

Quá trình tìm kiếm và chọn lựa nộp hồ sơ dịch vụ công liên quan đến việc đăng ký biến động quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất trong các tình huống như chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất, và tài sản gắn liền với đất của hộ gia đình và cá nhân được thực hiện theo quy trình sau:

Quý khách thực hiện nhập thông tin vào Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất (theo Mẫu số 18) và kiểm tra thông tin công dân qua Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư.

• Trường hợp 01: Nếu xác thực thành công, hệ thống lưu thông tin Đơn đăng ký.
• Trường hợp 02: Nếu xác thực không thành công, hệ thống thông báo cho Quý khách hàng để cập nhật lại thông tin trên Đơn đăng ký.

Đối với trường hợp chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất nông nghiệp, Quý khách phải thể hiện tổng diện tích đã nhận chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho tại mục lý do biến động. Điều này bao gồm diện tích đã đăng ký chuyển quyền sử dụng đất từ ngày 01/7/2007 đến trước ngày 01/7/2014 và từ ngày 01/7/2014 đến nay, với chi tiết theo loại đất và địa bàn.

Hồ sơ được đính kèm theo Mục 4, và người đăng ký có thể chọn phương thức gửi bản gốc giấy chứng nhận, bản chính các giấy tờ kèm theo và nhận kết quả thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Quý khách cũng có thể chọn xác nhận thay đổi vào giấy chứng nhận đã cấp hoặc yêu cầu cấp mới giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

Cuối cùng, hồ sơ có thể được gửi đến chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai hoặc văn phòng đăng ký đất đai cấp xã (đối với địa phương chưa thành lập văn phòng đăng ký đất đai). Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và giải quyết nó theo quy trình và thủ tục đã được quy định.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Quá trình tiếp nhận hồ sơ đăng ký được thực hiện bởi cán bộ thuộc Bộ phận Tiếp nhận Hồ sơ và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm tiến hành kiểm tra hồ sơ và thông báo kết quả qua các phương tiện như tài khoản trên Cổng Dịch vụ Công quốc gia (Cổng DVCQG), hòm thư điện tử, hoặc tin nhắn SMS đến Quý khách hàng. Quy trình này được mô tả chi tiết như sau:

• Trường hợp 01: Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, cán bộ sẽ thông báo rõ lý do từ chối hồ sơ.
• Trường hợp 02: Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, cán bộ sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ theo quy định.
• Trường hợp 03: Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ gửi Phiếu Tiếp nhận và trả kết quả.

Đối với những trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Bộ phận Tiếp nhận Hồ sơ và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính sẽ chuyển hồ sơ đến Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai hoặc Văn phòng Đăng ký Đất đai để tiến hành giai đoạn giải quyết tiếp theo.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ

Lãnh đạo của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai/Văn phòng Đăng ký Đất đai có thể truy cập Cổng Dịch vụ công của Bộ Tài nguyên và Môi trường hoặc Cổng Dịch vụ công của tỉnh (Cổng DVC) để thực hiện việc phân công xử lý thủ tục cho các Phòng/Ban/Cán bộ.

Cán bộ được ủy nhiệm truy cập Cổng DVC để kiểm tra và so sánh thông tin trong hồ sơ đăng ký của Quý khách hàng với cơ sở dữ liệu đất đai hoặc hồ sơ lưu trữ tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai/Văn phòng Đăng ký Đất đai. Sau đó, họ thực hiện các công việc sau đây:

• Trong trường hợp các thông tin không phù hợp hoặc không chính xác, hoặc khi Quý khách hàng đề xuất xác nhận trên Giấy chứng nhận và thuộc vào trường hợp cần cấp mới Giấy chứng nhận (đối với việc trích đo địa chính thửa đất đối với các trường hợp Giấy chứng nhận đã được cấp nhưng không có bản đồ địa chính, hoặc không có trích đo địa chính thửa đất);
• Nếu trang 4 của Giấy chứng nhận đã cấp không còn ô trống để xác nhận thay đổi, cán bộ sẽ gửi thông tin thông qua Cổng Dịch vụ công đến Bộ phận tiếp nhận. Bộ phận này sẽ tiếp nhận thông tin và trả kết quả thủ tục hành chính để thông báo cho Quý khách hàng về việc hoàn thiện và bổ sung hồ sơ.

Thông báo đến Quý khách hàng phải mô tả chi tiết về các thông tin không phù hợp, không chính xác, hoặc lý do yêu cầu trích đo địa chính và cấp mới Giấy chứng nhận. Trong trường hợp thông tin đăng ký là phù hợp và chính xác, cán bộ sẽ gửi thông báo qua Cổng Dịch vụ công đến Bộ phận tiếp nhận để thông báo kết quả thủ tục hành chính cho Quý khách hàng.

Nội dung thông báo đến Quý khách hàng bao gồm:

• Hồ sơ đăng ký của họ đủ điều kiện để được xử lý;
• Quy định về nộp các khoản phí, lệ phí, và các khoản giá, phí khác (nếu có), đồng thời chỉ định việc nhận kết quả tại nhà hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích;
• Yêu cầu nộp bản gốc Giấy chứng nhận, bản chính các giấy tờ kèm theo, với thông tin về thời hạn và địa điểm nộp;
• Lưu ý rằng việc nhận kết quả chỉ xảy ra khi Quý khách hàng đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính.

Cán bộ giải quyết sẽ cập nhật thông tin đăng ký của Quý khách hàng vào cơ sở dữ liệu đất đai/hồ sơ địa chính. Văn phòng đăng ký đất đai (hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp xã nếu địa phương chưa có Văn phòng đăng ký đất đai) sẽ ký số và truyền thông tin điện tử để xác định nghĩa vụ tài chính đến cơ quan thuế.

Quý khách thực hiện thanh toán các khoản phí, lệ phí, và các khoản giá, phí khác (nếu có) qua Cổng Dịch vụ công. Họ có thể nộp bản gốc Giấy chứng nhận và các giấy tờ kèm theo trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích cho Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai.

Sau khi nhận được bản gốc Giấy chứng nhận và các giấy tờ nộp, cán bộ giải quyết kiểm tra việc thanh toán các khoản phí, lệ phí, và các khoản giá, phí khác (nếu có) qua Cổng Dịch vụ công. Nếu nghĩa vụ tài chính đã được hoàn thành, cán bộ chuẩn bị hồ sơ theo quy định và thực hiện:

• Trong trường hợp xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận, in nội dung xác nhận để lãnh đạo Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai/Văn phòng Đăng ký Đất đai ký duyệt.
• Đối với trường hợp cấp mới Giấy chứng nhận, in Giấy chứng nhận mới để trình lãnh đạo Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai/Văn phòng Đăng ký Đất đai/Sở Tài nguyên và Môi trường ký duyệt theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Chỉnh lý và cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai/Văn phòng Đăng ký Đất đai sẽ trả kết quả đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và thông báo kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Đối với địa phương chưa thành lập Văn phòng Đăng ký Đất đai, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp xã sẽ thực hiện các công việc tương tự như Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai/Văn phòng Đăng ký Đất đai đã mô tả. Trong trường hợp cấp mới Giấy chứng nhận, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp xã sẽ trình UBND xã ký duyệt.

Bước 4: Trả kết quả

Cán bộ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính theo hình thức mà Quý khách hàng đã lựa chọn (qua đường dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tiếp tại Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính).

>>> Xem thêm: Thủ tục đăng ký biến động đất đai

Lệ phí đăng ký biến động đất đai online

Điều 5 Thông tư 85/2019/TT-BTC có quy định về lệ phí đăng ký biến động đất đai như sau:

Căn cứ điều kiện cụ thể của địa phương, chính sách phát triển kinh tế – xã hội của địa phương để quy định mức thu lệ phí phù hợp, đảm bảo nguyên tắc: Mức thu đối với hộ gia đình, cá nhân tại các phường thuộc thành phố trực thuộc Trung ương, phường nội thành thuộc tỉnh cao hơn mức thu tại các khu vực khác; mức thu đối với tổ chức cao hơn mức thu đối với hộ gia đình, cá nhân.

Khi thực hiện đăng ký biến động đất đai online, Quý khách có thể thanh toán lệ phí thông qua cổng thanh toán điện tử được tích hợp trong hệ thống. Các phương thức thanh toán được hỗ trợ bao gồm chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và ví điện tử. Hệ thống sẽ tự động tính toán và hiển thị chính xác mức lệ phí cần thanh toán dựa trên thông tin Quý khách đã khai báo. Sau khi thanh toán thành công, biên lai điện tử sẽ được gửi về email đã đăng ký để Quý khách lưu trữ làm chứng từ.

Dịch vụ tư vấn đăng ký biến động đất đai online tại Tư vấn Long Phan

Với sự am hiểu về quy trình thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai online Tư vấn Long Phan tự tin cung cấp đến Quý khách hàng dịch vụ hỗ trợ, tư vấn bao gồm:

• Tư vấn pháp lý chuyên sâu về tính hợp lệ của tất cả giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
• Hỗ trợ soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ đăng ký biến động theo đúng mẫu quy định, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin
• Hỗ trợ thực hiện các thủ tục công chứng, chứng thực và các thủ tục hành chính liên quan trước khi nộp hồ sơ
• Đại diện theo ủy quyền khách hàng thực hiện đăng ký biến động đất đai online trên Cổng dịch vụ công quốc gia
• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ và thông báo kịp thời các cập nhật quan trọng đến khách hàng

Tư vấn Long Phan cam kết hỗ trợ khách hàng đến khi hoàn thiện việc đăng ký. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về dịch vụ hỗ trợ thực hiện đăng ký biến động đất đai online.

Câu hỏi thường gặp về đăng ký biến động đất đai online

Dưới đây là các câu hỏi thường gặp về thủ tục đăng ký biến động đất đai online, Quý khách hàng có thể tham khảo:

Có thể ủy quyền cho người khác thực hiện đăng ký biến động đất đai online không?

Có, Quý khách hoàn toàn có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục này. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản (hợp đồng ủy quyền) và được công chứng hoặc chứng thực theo đúng quy định của pháp luật dân sự. Người được ủy quyền sẽ sử dụng tài khoản định danh điện tử và chữ ký số của mình để thay mặt Quý khách thực hiện các bước trên Cổng dịch vụ công.

Hậu quả pháp lý của việc chậm trễ đăng ký biến động sau thời hạn 30 ngày là gì?

Việc không đăng ký biến động trong thời hạn quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo nghị định của Chính phủ về xử phạt trong lĩnh vực đất đai. Mức phạt sẽ phụ thuộc vào thời gian chậm trễ và loại hình đất đai. Quan trọng hơn, việc chậm trễ có thể dẫn đến rủi ro pháp lý khi phát sinh tranh chấp và gây khó khăn cho các giao dịch sau này.

Sau khi hoàn tất thủ tục online, làm thế nào để nhận lại Giấy chứng nhận đã được cập nhật?

Sau khi hồ sơ được chấp thuận và Quý khách đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính, cơ quan đăng ký đất đai sẽ gửi thông báo mời Quý khách đến trụ sở. Quý khách cần mang theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bản gốc để cơ quan chức năng chỉnh lý, cập nhật thông tin biến động trực tiếp lên giấy hoặc cấp mới Giấy chứng nhận (tùy trường hợp) và trao lại cho Quý khách.

Ngoài lệ phí đăng ký, tôi có phải nộp thêm khoản thuế, phí nào khác không?

Có. Tùy thuộc vào loại giao dịch, Quý khách có thể phải thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác như: Thuế thu nhập cá nhân (đối với bên chuyển nhượng), lệ phí trước bạ (đối với bên nhận chuyển nhượng). Hệ thống online thường sẽ có hướng dẫn để Quý khách thực hiện các nghĩa vụ này trực tuyến với cơ quan thuế trước khi nhận kết quả cuối cùng.

Có thể điều chỉnh hồ sơ sau khi đã nộp trực tuyến không?

Sau khi đã nhấn nút “Nộp hồ sơ” và nhận mã hồ sơ, Quý khách không thể tự ý điều chỉnh. Nếu phát hiện sai sót, Quý khách cần liên hệ trực tiếp với cơ quan xử lý hồ sơ để được hướng dẫn hoặc chờ thông báo yêu cầu bổ sung, sửa đổi thông tin từ phía cơ quan chức năng.

Thời gian xử lý hồ sơ online có nhanh hơn so với nộp trực tiếp không?

Việc nộp hồ sơ online giúp tiết kiệm thời gian đi lại và nộp hồ sơ ban đầu. Tuy nhiên, thời gian xử lý nội bộ của cơ quan nhà nước (thẩm định, kiểm tra, trình ký) vẫn tuân theo quy định chung của pháp luật, thường không quá 10 ngày làm việc. Lợi ích chính là sự tiện lợi, minh bạch và khả năng theo dõi tiến độ dễ dàng.

Kết luận

Thủ tục đăng ký biến động đất đai online tuy đơn giản nhưng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Tư vấn Long Phan sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng thực hiện trọn gói thủ tục này một cách nhanh chóng, hiệu quả và đúng pháp luật. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 1900 636389 để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ kịp thời.