Cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của nhà xuất bản nước ngoài

Cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của nhà xuất bản nước ngoài là thủ tục hành chính được thực hiện khi giấy phép gốc bị mất hoặc hư hỏng. Quy trình này nhằm khôi phục giá trị pháp lý của giấy phép, đảm bảo văn phòng đại diện duy trì hoạt động liên tục và hợp pháp tại thị trường Việt Nam. Bài viết sau đây của Tư vấn Long Phan sẽ phân tích chi tiết về thẩm quyền, hồ sơ và trình tự thực hiện thủ tục cấp lại này.

Cơ quan nào có thẩm quyền cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của nhà xuất bản nước ngoài

Căn cứ theo quy định tại Điểm e, Tiểu mục 12, Mục I.B, Phần II, Quyết định số 2069/QĐ-BVHTTDL năm 2025, thẩm quyền giải quyết thủ tục được xác định cụ thể như sau:

• Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, đưa ra quyết định cuối cùng về việc cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện. 
• Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Sở Văn hóa và Thể thao (tùy theo cơ cấu tổ chức của từng địa phương) là cơ quan đầu mối. Cơ quan này chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, thẩm định và trình lên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để xem xét, quyết định. Mọi tương tác, yêu cầu bổ sung hồ sơ của nhà xuất bản nước ngoài sẽ được thực hiện thông qua cơ quan này.

Các phương thức nộp hồ sơ hiện nay

Căn cứ theo quy định tại Điểm e, Tiểu mục 12, Mục I.B, Phần II, Quyết định số 2069/QĐ-BVHTTDL năm 2025, Quý khách hàng có thể lựa chọn một trong ba cách thức nộp hồ sơ sau đây:

• Nộp hồ sơ trực tiếp: Người đại diện hợp pháp của nhà xuất bản nước ngoài hoặc người được ủy quyền sẽ mang hồ sơ đến nộp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (bộ phận một cửa) của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Ưu điểm của phương thức này là nhận được giấy biên nhận hồ sơ ngay lập tức, đồng thời có thể trao đổi trực tiếp với cán bộ tiếp nhận nếu có vướng mắc.
• Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: Hồ sơ được đóng gói và gửi qua đường bưu điện đến địa chỉ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Phương thức này phù hợp với các tổ chức không có điều kiện nộp trực tiếp, tuy nhiên cần lưu ý theo dõi tình trạng chuyển phát để xác nhận hồ sơ đã được cơ quan nhà nước tiếp nhận.
• Nộp hồ sơ trực tuyến: Đây là phương thức hiện đại và hiệu quả, được thực hiện thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến cấp tỉnh hoặc Cổng dịch vụ công Quốc gia. Nhà xuất bản nước ngoài chỉ cần tạo tài khoản, điền thông tin và tải lên các bản scan của hồ sơ theo yêu cầu, giúp tối ưu hóa thời gian và quy trình.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục xin cấp Giấy phép in xuất bản phẩm (cấp tỉnh) 

Quy định về thủ tục cấp lại

Thủ tục cấp lại giấy phép được quy định với trình tự và thành phần hồ sơ đơn giản hơn đáng kể so với thủ tục cấp mới. Việc nắm rõ các quy định này giúp Quý khách hàng chuẩn bị hồ sơ chính xác và theo dõi tiến độ giải quyết một cách chủ động.

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện được tối giản hóa, chỉ yêu cầu một loại giấy tờ duy nhất để chứng minh yêu cầu của tổ chức. Căn cứ tại Điểm c, Điểm e, Tiểu mục 12, Mục I.B, Phần II, Quyết định số 2069/QĐ-BVHTTDL năm 2025, nhà xuất bản nước ngoài chỉ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

• Đơn đề nghị cấp/cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam theo Mẫu số 01 tại Danh mục 3 kèm theo Phụ lục Nghị định số 138/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 của Chính phủ.

Lý do hồ sơ đơn giản là vì toàn bộ các giấy tờ pháp lý chứng minh điều kiện thành lập văn phòng đại diện đã được cơ quan nhà nước thẩm định và lưu trữ trong lần cấp phép đầu tiên. Do đó, khi cấp lại, cơ quan nhà nước chỉ cần căn cứ vào hồ sơ gốc đã lưu và đơn đề nghị của tổ chức để thực hiện thủ tục. Người ký tên trên đơn phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu văn phòng đại diện tại Việt Nam.

>>> Xem thêm: Mẫu số 01 tại Danh mục 3 kèm theo Phụ lục Nghị định số 138/2025/NĐ-CP.

Trình tự thực hiện

Quy trình thực hiện thủ tục được tiến hành theo các bước rõ ràng với các mốc thời gian cụ thể. Theo quy định tại Điểm a và Điểm d, Điểm e, Tiểu mục 12, Mục I.B, Phần II, Quyết định số 2069/QĐ-BVHTTDL năm 2025, trình tự thực hiện như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ: 

Nhà xuất bản nước ngoài chuẩn bị 01 bộ hồ sơ (chỉ bao gồm Đơn đề nghị) và nộp đến Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện thông qua một trong các phương thức đã nêu.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ: 

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, nếu hồ sơ chưa hợp lệ (ví dụ: đơn sai mẫu, thông tin chưa chính xác), Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ có văn bản thông báo, yêu cầu tổ chức hoàn thiện.

Bước 3: Thẩm định và trình cấp lại:

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tiến hành xem xét và trình hồ sơ lên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để đề nghị cấp lại giấy phép.

Bước 4: Cấp lại Giấy phép: 

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét và cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Trường hợp từ chối, cơ quan phải có thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Tổng thời hạn giải quyết thủ tục là 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

>>> Xem thêm: 

• Cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của nhà xuất bản nước ngoài
• Gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của nhà xuất bản nước ngoài

Việc thực hiện xin cấp lại có mất phí không

Căn cứ theo quy định tại Điểm i, Điểm e, Tiểu mục 12, Mục I.B, Phần II, Quyết định số 2069/QĐ-BVHTTDL năm 2025, thủ tục này không quy định về phí, lệ phí. Tuy nhiên, Quý khách hàng cần phân biệt rõ giữa “phí, lệ phí nhà nước” và “chi phí thực tế phát sinh”. Mặc dù không phải nộp lệ phí, tổ chức vẫn có thể phát sinh một số chi phí liên quan đến quá trình thực hiện, bao gồm:

• Chi phí dịch vụ bưu chính nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
• Chi phí đi lại để nộp hồ sơ trực tiếp.
• Chi phí dịch vụ tư vấn nếu Quý khách hàng ủy quyền cho một đơn vị chuyên nghiệp như Tư vấn Long Phan để đảm bảo hồ sơ được xử lý chính xác và nhanh chóng, tránh rủi ro bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Dịch vụ tư vấn

Thủ tục cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện tuy đơn giản về thành phần hồ sơ nhưng vẫn đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt về trình tự, thời gian. Để hỗ trợ các nhà xuất bản nước ngoài thực hiện quy trình này một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và đảm bảo kết quả, Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn và đại diện thực hiện trọn gói.

Dịch vụ của chúng tôi được thiết kế để giải quyết mọi vướng mắc pháp lý cho Quý khách hàng, bao gồm:

• Tư vấn về các quy định pháp luật liên quan đến việc cấp lại giấy phép.
• Giải đáp mọi thắc mắc về quy trình, thời gian và các vấn đề liên quan.
• Soạn thảo Đơn đề nghị cấp lại giấy phép theo đúng mẫu.
• Hướng dẫn người đại diện của Quý khách hàng ký và đóng dấu đúng quy cách.
• Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên đơn để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trước khi nộp.
• Thay mặt Quý khách hàng nộp hồ sơ tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
• Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, chủ động làm việc với chuyên viên nhà nước để thúc đẩy quá trình giải quyết.
• Nhận kết quả là Giấy phép đã được cấp lại và bàn giao tận tay cho Quý khách hàng.

Thủ tục cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện tuy có hồ sơ đơn giản nhưng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ quy trình. Nhằm giúp Quý khách hàng, đặc biệt là các nhà xuất bản nước ngoài, tiết kiệm thời gian và đảm bảo kết quả đúng quy định, Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn và đại diện thực hiện thủ tục cấp lại trọn gói, nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về thủ tục Cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của nhà xuất bản nước ngoài.

Cơ quan nào có thẩm quyền ra quyết định cuối cùng về việc cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện của nhà xuất bản nước ngoài?

Cơ quan có thẩm quyền ra quyết định cuối cùng là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch là cơ quan trực tiếp tiếp nhận, thẩm định hồ sơ và trình lên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. 

Căn cứ pháp lý: Điểm e, Điểm e, Tiểu mục 12, Mục I.B, Phần II, Quyết định số 2069/QĐ-BVHTTDL năm 2025.

Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện của nhà xuất bản nước ngoài gồm những tài liệu gì?

Hồ sơ chỉ bao gồm một tài liệu duy nhất là Đơn đề nghị cấp/cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam theo Mẫu số 01 quy định. 

Căn cứ pháp lý: Điểm c, Điểm e, Tiểu mục 12, Mục I.B, Phần II, Quyết định số 2069/QĐ-BVHTTDL năm 2025.

Thời hạn giải quyết thủ tục cấp lại giấy phép là bao lâu kể từ khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ?

Tổng thời hạn để cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục cấp lại giấy phép là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. 

Căn cứ pháp lý: Điểm d, Điểm e, Tiểu mục 12, Mục I.B, Phần II, Quyết định số 2069/QĐ-BVHTTDL năm 2025.

Thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện có phải nộp phí hoặc lệ phí nhà nước không?

Không. Theo quy định của pháp luật, thủ tục này không yêu cầu người nộp hồ sơ phải trả bất kỳ khoản phí hay lệ phí nhà nước nào. 

Căn cứ pháp lý: Điểm i, Điểm e, Tiểu mục 12, Mục I.B, Phần II, Quyết định số 2069/QĐ-BVHTTDL năm 2025.

Nhà xuất bản nước ngoài có thể nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép qua những phương thức nào?

Có ba phương thức để nộp hồ sơ, bao gồm: nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền, gửi qua dịch vụ bưu chính, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công. 

Căn cứ pháp lý: Điểm b, Điểm e, Tiểu mục 12, Mục I.B, Phần II, Quyết định số 2069/QĐ-BVHTTDL năm 2025.

Kết luận

Thủ tục cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện của nhà xuất bản nước ngoài được quy định đơn giản, tuy nhiên đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong khâu chuẩn bị đơn đề nghị. Để đảm bảo quá trình diễn ra nhanh chóng, đúng quy định và tránh sai sót, sự hỗ trợ từ một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp là giải pháp hiệu quả. Quý khách hàng có nhu cầu hỗ trợ vui lòng liên hệ với Tư vấn Long Phan qua hotline: 1900636389 để được tư vấn chi tiết.